O Presidente da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante, Estado do
Espírito Santo, nos termos do art. 30, inciso VI, do Regimento Interno, faço
saber que o Plenário aprovou e eu PROMULGO a seguinte RESOLUÇÃO:
Artigo 1º Fica aprovada a Instrução Normativa do Sistema de Controle Interno - SCI N°
001/2012, que segue anexa como parte integrante da presente resolução.
Parágrafo único - A Instrução Normativa a que se refere o caput dispõe sobre a produção
de Instruções Normativas das rotinas de trabalho e procedimentos de controle a
serem observados pelas diversas unidades da estrutura organizacional do Poder
Legislativo Municipal de Venda Nova do Imigrante-ES.
Artigo 2º Todas as Instruções Normativas a serem produzidas e implementadas pelas
diversas Unidades Responsáveis por seus respectivos Sistemas Administrativos,
seguirão obrigatoriamente a padronização estabelecida na Instrução Normativa
SCI n° 001/2012.
Artigo 3º Caberá à Unidade de Controle Interno - UCI prestar os esclarecimentos e
orientações a respeito da aplicação dos dispositivos desta Resolução.
Artigo 4º Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as
disposições em contrário.
Câmara Municipal de
Venda Nova do Imigrante-ES, aos 05 dias do mês de dezembro de 2012.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante.
CÂMARA MUNICIPAL DE
VENDA NOVA DO IMIGRANTE
ESTADO DO ESPÍRITO
SANTO
INSTRUÇÃO NORMATIVA
SCI N° 001/2012, DE ____ DE ______________ DE 2012
Versão: 01
Aprovação em:
Resolução de aprovação: Resolução
n°
Unidade Responsável: Unidade de
Controle Interno.
Assunto: “Norma das Normas”
I - FINALIDADE
Dispor sobre a produção de
Instruções Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas
diversas unidades da estrutura da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante -
ES, objetivando a implementação de procedimentos de controle (“Norma das
Normas”).
II - ABRANGÊNCIA
Abrange todas as unidades da
estrutura organizacional, das administrações Direta e Indireta, quer como
executoras de tarefas, como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações
em meio documental ou informatizado.
III - CONCEITOS
1 - Instrução Normativa
Documento que estabelece os procedimentos
a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas
de trabalho.
2 - Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle
Coletânea de Instruções
Normativas.
3 - Fluxograma
Demonstração gráfica das rotinas de
trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificação das
unidades executoras.
4 - Sistema
Conjunto de ações que,
coordenadas, concorrem para um determinado fim.
5 - Sistema Administrativo
Conjunto de atividades afins,
relacionadas a funções finalísticas ou de apoio, distribuídas em diversas
unidades da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo
órgão central, com o objetivo de atingir algum resultado.
6 - Ponto de Controle
Aspectos relevantes em um sistema
administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores,
sobre os quais, em função de sua importância, grau de risco ou efeitos
posteriores, deva haver algum procedimento de controle.
7 - Procedimentos de Controle
Procedimentos inseridos nas
rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações
inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de
irregularidades ou ilegalidades e/ ou preservar o patrimônio público.
8 - Sistema de Controle Interno
Conjunto de procedimentos de
controle inseridos nos diversos sistemas administrativos, executados ao longo
da estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão
da unidade responsável pela coordenação do controle interno.
IV - BASE LEGAL
A presente Instrução Normativa
integra o conjunto de ações, de responsabilidade do Chefe do Poder Legislativo,
no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal,
sobre o qual dispõem os artigos 31 da Constituição Federal, 29, 70, 76 e 77 da
Constituição Estadual, 59 da Lei Complementar n° 101/2000 e 86 da Lei Orgânica
do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo e Resolução n° 109/2011 que
dispõe sobre o Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal.
V - ORIGEM DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
As Instruções Normativas
fundamentam-se na necessidade da padronização de procedimentos e do
estabelecimento de procedimentos de controle, tendo em vista as exigências
legais ou regulamentares, as orientações da administração e as constatações da
unidade responsável pela coordenação do controle interno em seus respectivos
poderes, decorrentes de suas atividades de auditoria interna.
Cabe à unidade que atua como órgão
central de cada sistema administrativo, que passa a ser identificada como
“Unidade Responsável” pela Instrução Normativa, a definição e formatação das
Instruções Normativas inerentes ao sistema.
As diversas unidades da estrutura
organizacional que se sujeitam à observância das rotinas de trabalho e dos
procedimentos de controle estabelecidos na Instrução Normativa passam a ser
denominadas “Unidades Executoras”.
VI - RESPONSABILIDADES
1 - Do Órgão Central do Sistema Administrativo (Unidade Responsável
pela Instrução Normativa):
• Promover discussões técnicas com
as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle
interno, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de
controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da Instrução
Normativa a ser elaborada;
• Obter a aprovação da Instrução
Normativa, após submetê-la à apreciação da unidade de controle interno e
promover sua divulgação e implementação;
• Manter atualizada, orientar as
áreas executoras e supervisionar a aplicação da Instrução Normativa.
2 - Das Unidades Executoras:
• Atender às solicitações da
unidade responsável pela Instrução Normativa na fase de sua formatação, quanto
ao fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração;
• Alertar a unidade responsável pela
Instrução Normativa sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de
trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente, o
aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência
operacional;
• Manter a Instrução Normativa à
disposição de todos os funcionários da unidade, zelando pelo fiel cumprimento
da mesma;
• Cumprir fielmente as
determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de
controle e quanto à padronização dos procedimentos na geração de documento,
dados e informações.
3 - Da Unidade Central de Controle Interno:
• Prestar o apoio técnico na fase
de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no
que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos
procedimentos de controle;
• Através da atividade de
auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a
cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para
aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções
Normativas;
• Organizar e manter atualizado o
manual de procedimentos, em meio documental e/ ou em base de dados, de forma
que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.
VII - FORMATO E CONTEÚDO DAS INSTRUÇÕES NORMATIVAS
O formato do presente documento
serve como modelo-padrão para as Instruções Normativas, que deverão conter os
seguintes campos obrigatórios:
1 - Na Identificação:
Número da Instrução Normativa
A numeração deverá ser única e
sequencial para cada sistema administrativo, com a identificação da sigla do
sistema antes do número e do ano de sua expedição.
Formato: INSTRUÇÃO NORMATIVA S....... N° ......./ 20XX.
Indicação da Versão
Indica o número da versão do documento,
atualizado após alterações. Considera-se nova versão somente o documento
pronto, ou seja, aquele que, após apreciado pela unidade responsável pela
coordenação do controle interno, será encaminhado à aprovação.
Aprovação
A aprovação da Instrução Normativa
ou suas alterações será sempre do Chefe do Poder Legislativo, salvo delegação
expressa deste.
• FORMATO DA DATA: ...../ ...../ 20XX.
Resolução de Aprovação
Indica o tipo e número da
Resolução que aprovou o documento original ou suas alterações.
Unidade Responsável
Informa o nome da unidade
responsável pela Instrução Normativa (departamento correspondente), que atua
como órgão central do sistema administrativo a que se referem às rotinas de
trabalho objeto do documento.
Assunto
Informa o assunto a ser abordado
pela Instrução Normativa, facilitando a identificação do tema pretendido.
2 - No Conteúdo:
Finalidade
Especificar, de forma sucinta, a
finalidade da Instrução Normativa, que pode ser identificada mediante uma
avaliação sobre quais os motivos que levaram à conclusão da necessidade de sua
elaboração. Dentro do possível, indicar onde inicia e onde termina a rotina de
trabalho a ser normatizada.
Exemplo: Estabelecer procedimentos
para aditamento (valor e prazo) de contratos de aquisição de materiais e
contratações de obras ou serviços, desde o pedido até a publicação do extrato
do contrato.
Abrangência
Identificar o nome das unidades
executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na Instrução Normativa devem ser
observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura
organizacional, esta condição deve ser explicitada.
Conceitos
Tem por objetivo uniformizar o
entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da
normatização. Especial atenção deverá ser dedicada a esta seção nos casos da
Instrução Normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.
Base legal e regulamentar
Indicar os principais instrumentos
legais e regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de trabalho e os
procedimentos de controle a que se destina a Instrução Normativa.
Responsabilidades
Esta seção destina-se à
especificação das responsabilidades específicas da unidade responsável pela
Instrução Normativa (órgão central do respectivo sistema administrativo) e das
unidades executoras, inerentes à matéria objeto da normatização.
Procedimentos
Tratam da descrição das rotinas de
trabalho e dos procedimentos de controle.
Considerações finais
Esta seção é dedicada à inclusão de
orientações ou esclarecimentos adicionais, não especificadas anteriormente,
tais como:
• Medidas que poderão ser adotadas
e/ ou consequências para os casos de inobservância ao que está estabelecido na
Instrução Normativa;
• Situações ou operações que estão
dispensadas da observância total ou parcial ao que está estabelecido;
• Unidade ou pessoas autorizadas a
prestar esclarecimentos a respeito da aplicação da Instrução Normativa.
VIII - PROCEDIMENTOS PARA ELABORAÇÃO DAS INTRUÇÕES NORMATIVAS
Com base na análise preliminar das
rotinas e procedimentos que vem sendo adotados em relação ao assunto a ser
normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da
estrutura organizacional que tem alguma participação no processo e, para cada
uma, quais as atividades desenvolvidas, para fins da elaboração do fluxograma.
Também devem ser identificados e
analisados os formulários utilizados para o registro das operações e as
interfaces entre os procedimentos manuais e os sistemas computadorizados
(aplicativos).
A demonstração gráfica das
atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos
envolvidos no processo, na forma de fluxograma, devem ocorrer de cima para
baixo e da esquerda para direita, observando-se os padrões e regras geralmente
adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as
seguintes ocorrências:
• Início do processo (num mesmo
fluxograma pode haver mais de um ponto de início, dependendo do tipo de
operação);
• Emissão de documentos;
• Ponto de decisão;
• Junção de documentos;
• Ação executada (análise,
autorização, checagem de autorização, confrontação, baixa, registro, etc.).
Além das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os
procedimentos de controle aplicáveis.
As diversas unidades envolvidas no
processo deverão ser segregadas por linhas verticais, com a formação de colunas
e com a identificação de cada unidade ao topo.
No caso de um segmento das rotinas
de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura
organizacional, a identificação pode ser genérica, como por exemplo: “área
requisitante”.
Se uma única folha não comportar a
apresentação de todo o processo, serão abertas tantas quantas necessárias,
devidamente numeradas, sendo que neste caso devem ser utilizados conectores,
também numerados, para que possa ser possível a identificação da continuidade
do fluxograma na folha subsequente, e vice-versa.
Procedimento idêntico deverá ser
adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas específicas
em folhas auxiliares.
O fluxograma, uma vez consolidado
e testado, orientará a descrição das rotinas de trabalho e dos procedimentos de
controle na Instrução Normativa e dela fará parte integrante como anexo.
As rotinas de trabalho e os
procedimentos de controle na Instrução Normativa deverão ser descritos de
maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de
forma a não facultar dúvidas ou interpretações dúbias, com uma linguagem essencialmente
didática e destituída de termos ou expressões técnicas, especificando o “como
fazer” para a operacionalização das atividades, identificando os respectivos
responsáveis e prazos.
Deverá conter, porém, os
detalhamentos necessários para a clara compreensão de tudo que deverá ser
observado no dia-a-dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja
especificação não consta do fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo:
• Especificação dos elementos
obrigatórios em cada documento;
• Destinação das vias dos
documentos;
• Detalhamento das análises,
confrontações e outros procedimentos de controle a serem executados em cada
etapa do processo;
• Relação de documentos
obrigatórios para a validação da operação;
• Aspectos legais ou regulamentares
a serem observados;
• Os procedimentos de segurança em
tecnologia da informação aplicáveis ao processo (controle de acesso lógico às
rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crítica nos dados de
entrada, geração de cópias back-up, etc.).
Quando aplicáveis, os
procedimentos de controle poderão ser descritos à parte, na forma de check
list, que passarão a ser parte integrante da Instrução Normativa como anexo.
Neste caso, a norma deverá estabelecer qual o departamento responsável pela sua
aplicação e em que fase do processo deverá ser adotado.
No emprego de abreviaturas ou
siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que
o termo for mencionado no documento e, a partir daí, pode ser utilizada apenas
a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Departamento de Recursos Humanos -
DRH; Tribunal de Contas do Estado - TCE.
Uma vez concluída a versão final
da Instrução Normativa ou de sua atualização, a minuta deve ser encaminhada à
unidade responsável pela coordenação do controle interno, que aferirá a
observância desta norma e avaliará os procedimentos de controle, podendo propor
alterações, quando cabíveis.
Devolvida a minuta pela unidade de
coordenação do controle interno à unidade responsável pela Instrução Normativa,
esta a encaminhará para aprovação e, posteriormente, providenciará sua
divulgação e implementação.
IX - CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os esclarecimentos adicionais a
respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Unidade de Controle Interno
que, por sua vez, através de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel
observância de seus dispositivos por parte das diversos departamentos da
estrutura organizacional.
Esta instrução entra em vigor a
partir da data de sua publicação.
Venda Nova do Imigrante-ES, ___ de
__________________ de 2012.
ANTONIO FERNANDO
ALTOÉ
PRESIDENTE DA CÂMARA
VERENA GONÇALVES DO
NASCIMENTO
CONTROLADORA