DISPÕE SOBRE A APROVAÇÃO DA INSTRUÇÃO
NORMATIVA SSG Nº 001/2017, QUE DISPÕE SOBRE NORMATIZAÇÃO QUANTO AO
PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E EXECUÇÃO DO SISTEMA DE SERVIÇOS GERAIS E A INSTRUÇÃO
NORMATIVA SSG Nº 002/2017, SOBRE PROCEDIMENTOS PARA GERÊNCIA DOS SERVIÇOS DE
TELEFONIA NO ÂMBITO DO PODER LEGISLATIVO DO MUNICÍPIO DE VENDA NOVA DO
IMIGRANTE – ES.
O Presidente da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante, Estado do
Espírito Santo, nos termos do art. 30, inciso VI,
do Regimento Interno,
“Faço saber que o Plenário
aprovou e eu PROMULGO a seguinte RESOLUÇÃO”:
Art. 1º – Ficam aprovados os seguintes atos normativos
referente ao Sistema de Serviços Gerais – SSG:
I.
Instrução Normativa do Sistema de Serviços Gerais –
SSG Nº 001/2017, que dispõe sobre normatização quanto ao
planejamento, organização e execução do Sistema de Serviços Gerais;
II.
Instrução Normativa do Sistema Serviços
Gerais – SSG Nº 002/2017, dispõe
sobre procedimentos para a gerência e execução dos serviços de telefonia fixa e
móvel.
Art. 2º Os atos administrativos citados elencados no caput do art. 1º constituem parte
integrante desta Resolução.
Art. 3º Todas as Instruções Normativas, após sua aprovação
publicação, deverão ser executadas e aplicadas pelas Unidades Executoras.
Art. 4º Caberá à Controladoria prestar os esclarecimentos
e orientações a respeito da aplicação dos dispositivos desta Resolução.
Art. 5º Esta Resolução entra em vigor na data de sua
publicação, revogadas as disposições em contrário.
Câmara Municipal, aos 11 dias do mês de maio de 2017.
Presidente
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na
Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante
INSTRUÇÃO NORMATIVA SSG Nº
001/2017, DE XX DE XXXXXXX DE 2017
DISPÕE SOBRE NORMATIZAÇÃO QUANTO AO
PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO E EXECUÇÃO DO SISTEMA DE SERVIÇOS GERAIS E DÁ OUTRAS
PROVIDÊNCIAS.
Versão: 01
Aprovação
em:
Ato de
aprovação:
Unidade Responsável:
Auxiliar de Serviços Legislativos e Zeladoria
I - FINALIDADE
Esta Instrução Normativa tem por finalidade disciplinar e
normatizar os procedimentos a serem adotados, quanto ao planejamento,
organização, manutenção e execução do Sistema de Serviços Gerais da Câmara
Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES.
II- ABRANGÊNCIA
A presente instrução abrange em especial o Setor de Serviços
Legislativos, Zeladoria e todas as
unidades da estrutura organizacional no âmbito do Poder Legislativo Municipal.
III - CONCEITOS
1. Limpeza: ato de retirar impurezas de um corpo, de um material ou de
um local.
2. Copa: Lugar onde se fazem as refeições;
4. Recepção: ação de receber, local de recepcionar e orientar pessoas;
5. Equipamentos de
Proteção Individual ou EPI: são
quaisquer meios ou dispositivos destinados a ser utilizados por uma pessoa
contra possíveis riscos ameaçadores da sua saúde ou segurança, durante o
exercício de uma determinada atividade;
6. Sistema: conjunto de ações que coordenadas, concorrem para um
determinado fim.
7. Sistema
Administrativo: conjunto de atividades fins,
relacionadas às funções finais ou de apoio, distribuídas em diversas unidades
da organização e executadas sob a orientação técnica do respectivo órgão central,
com o objetivo de atingir algum resultado.
8. Ponto
de Controle: aspectos relevantes em um
sistema administrativo , integrantes das rotinas de trabalho ou na
forma de indicadores , sobre os quais, em função de sua importância, grau de
risco ou efeitos posteriores, deva haver procedimento de controle;
9. Procedimentos
de Controle: procedimentos inseridos nas rotinas de
trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operações inerentes a
cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou
ilegalidades e/ou preservar o patrimônio público;
10. Sistema de
Controle Interno: conjunto de procedimentos de controle
inseridos nos diversos sistemas administrativos, executados ao longo da
estrutura organizacional sob a coordenação, orientação técnica e supervisão da
unidade responsável pela coordenação do controle interno.
IV - BASE LEGAL
A presente Instrução Normativa tem como base legal a
Resolução do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo nº 227, de
25/08/2011, alterada pela Resolução n. 257, de 7 de março de 2013,
Instrução normativa SCI 01/2014 e Lei Municipal n. 1.065/2013.
V - RESPONSABILIDADES
1. COMPETE
À UNIDADE CENTRAL DE CONTROLE INTERNO
a) Prestar o apoio técnico na fase de elaboração das
Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange às
rotinas de trabalho e avaliação dos pontos de controle e respectivos
procedimentos de controle, voltados para o aperfeiçoamento e melhoria na
prestação dos serviços;
b) Orientar as unidades (setores) executoras e supervisionar
a aplicação da instrução normativa;
2. COMPETE
AO DIRETOR ADMINISTRATIVO
a) Zelar pelo fiel cumprimento dos horários e serviços a
serem executados pelos servidores da Equipe de Serviços Gerais;
b) Elaborar e manter atualizada a Instrução Normativa de
Serviços Gerais, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que
contenha sempre a versão vigente da Instrução Normativa;
c) Buscar atuar de forma proativa, no intuito de contribuir
para o salutar andamento dos trabalhos no âmbito da Câmara Municipal de Venda
Nova do Imigrante/ES;
d) Fazer alterações que se fizerem necessárias nas rotinas
de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente, o
aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência
operacional;
e) Manter a Instrução Normativa à disposição de todos os
servidores da unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;
f) Cumprir e fazer cumprir fielmente as determinações da Instrução
Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto à
padronização dos procedimentos na execução e operacionalização das tarefas;
g) Atuar de forma a propiciar o necessário funcionamento da
Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante, nos termos do dispõe sobre a
organização da estrutura administrativa da Câmara Municipal de Venda Nova do
Imigrante - ES;
h) Estabelecer quais as atribuições do servidor lotado em
sua sessão, bem como determinar a realização e o local de desempenho de suas
funções.
3. COMPETE AO
SERVIDOR DA EQUIPE DE SERVIÇOS GERAIS
a) Atuar com urbanidade, eficiência e presteza na realização
de suas tarefas;
b) Seguir fielmente as determinações emanadas da Coordenação
da equipe de serviços gerais;
c) Seguir fielmente o horário de jornada de trabalho
estabelecido pela Instituição.
4. COMPETE
A INSTITUIÇÃO
a) Disponibilizar equipamentos, utensílios e materiais
suficientes para manutenção da limpeza e copa;
b) Disponibilizar equipamentos de proteção individual aos
servidores da copa e limpeza de acordo com a sua ocupação. Sendo exigidos
luvas, avental, máscara, touca e bota de borracha;
c) Solicitar com antecedência o serviço de copa quando
houver reunião ou sessão extraordinária;
d) Fornecer cursos, treinamentos e palestras para
aprimoramento e motivação da Equipe de Serviços Gerais.
VI - DOS PROCEDIMENTOS
1. DOS
SERVIÇOS DE LIMPEZA:
a) Manter as repartições, tais como salas em geral,
corredores, banheiros e plenários limpos;
b) Zelar pela conservação e limpeza de móveis e aparelhos
elétricos e eletroeletrônicos;
c) Manter a limpeza de pisos, azulejos, calçadas e vidraças;
d) Abastecer os banheiros com toalhas de papel ou tecidos,
papel higiênico, sabonetes e manter os mesmos com a perfeita limpeza e
higienização;
e) Controlar o consumo de material e utensílios de limpeza,
requisitando a chefia imediata com antecedência;
f) Havendo a necessidade, assegurar a limpeza permanente
durante o expediente de atendimento ao público e fazer faxina geral nos setores
de forma quinzenal;
g) Usar Equipamentos de Proteção Individual oferecido pela
Instituição, tais como: luvas, bota de borracha e avental, nos locais que se
fizerem necessário.
h) Fazer a limpeza do plenário antes e depois das sessões e
eventos;
i) Usar placas, cavaletes ou cones para auxiliar nos
serviços de limpeza com intuito de informar a todos sobre o serviço executado.
2. DO SERVIÇO DE
COPA E COZINHA:
a) Manter os utensílios e equipamentos de copa e cozinha em
perfeitas condições de higiene;
b) Manter o ambiente da copa sempre limpo e higienizado;
c) Não permitir fluxos de pessoas estranhas e de outras
unidades no interior da cozinha;
d) Preparar e distribuir café, água e chá nas unidades da
Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES;
e) Manter as xícaras e copos limpos, na recepção e nas
demais unidades, bem como disponibilizar a reposição de copos descartáveis;
f) Controlar o consumo de gêneros alimentícios, material e
utensílios de limpeza, requisitando a chefia imediata com antecedência;
g)Disponibilizar, água e café na sala de reuniões ou demais
unidades quando solicitado.
h) Usar Equipamentos de Proteção Individual oferecido pela
Instituição, tais como, touca, avental e luva de plástico.
3. DO SERVIÇO DE
TELEFONIA E RECEPÇÃO
a) Atender com Cordialidade, Boa vontade, Clareza,
Agilidade, Urbanidade e Eficiência o cidadão;
b) Recepcionar e encaminhar o cidadão para as unidades
solicitadas;
c) Responder perguntas pertinentes à sua unidade e/ou
serviço;
d) Anotar recado e repassá-lo a quem for de direito;
e) Atender o telefone de forma cordial e clara,
sempre identificando tratar-se da Instituição Câmara Municipal de Venda Nova do
Imigrante/ES;
f) Fazer uso do equipamento com habilidade e zelo;
g) Transferir chamadas telefônicas quando for solicitado;
h) Zelar pela conservação do equipamento telefônico;
4. DA
COLABORAÇÃO DE TODOS OS SERVIDORES DA INSTITUIÇÃO COM A LIMPEZA E SERVIÇOS DE
COPA:
a) Compete a todos os servidores colaborar com a organização
das salas e banheiros, mantendo os espaços de trabalho de forma a facilitar com
os serviços objeto desta Instrução Normativa;
b) Contribuir e autorizar a limpeza das salas e ou mesas de
trabalho;
c) O Servidor que necessitar de algum serviço da copa deverá
solicitar através do ramal, sempre primando pela urbanidade e respeito ao
colega servidor;
d) Esta Instrução Normativa vincula todas as unidades
(setores) deste órgão, devendo suas regras serem devidamente
observadas .
VII - DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS
1. O descumprimento do previsto nos procedimentos aqui
definidos será objeto de instauração de sindicância e de processo
administrativo disciplinar para apuração da responsabilidade da realização do
ato contrário às normas instituídas.
2. Compete ao Auxiliar de Serviços Legislativos dar ampla
publicidade a esta Instrução Normativa no âmbito desta casa de leis.
Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua
publicação.
Venda Nova do Imigrante - ES, 12 de abril de 2017.
JOSÉ LUIZ PIMENTA DE SOUSA
PRESIDENTE
VERENA GONÇALVES DO NASCIMENTO
CONTROLADORA
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na
Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante
INSTRUÇÃO NORMATIVA SSG Nº
002/2017, DE XX DE XXXXXXX DE 2017
DISPÕE SOBRE PROCEDIMENTOS PARA A
GERÊNCIA E EXECUÇÃO DOS SERVIÇOS DE TELEFONIA FIXA E MÓVEL E DÁ OUTRAS
PROVIDÊNCIAS.
Versão: 01
Aprovação
em:
Ato de
aprovação:
Unidade
Responsável: Auxiliar de Serviços Legislativos e Direção.
CAPÍTULO I
DA FINALIDADE
Art. 1º A presente Instrução Normativa tem por finalidade
estabelecer os procedimentos necessários para a gerência e execução dos
serviços de telefonia fixa e móvel no âmbito do poder Legislativo Municipal.
CAPÍTULO II
DA ABRANGÊNCIA
Art. 2º Os procedimentos constantes nesta normativa
abrangem todos os setores da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante - ES.
CAPÍTULO III
DA BASE LEGAL
Art. 3º O fundamento jurídico baseia-se em:
II – Lei 1.065/2013;
III – Instrução Normativa nº 227/2011 do TCE/ES.
CAPÍTULO IV
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 4º Compete à Direção:
I – Promover a divulgação da Instrução Normativa, mantendo-a
atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar sua aplicação;
II – Promover discussões técnicas com as unidades
(setores) executoras e com a unidade responsável pela coordenação do Controle
Interno, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de
controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão.
Art. 5º Compete a todas as Unidades (setores) Executoras:
I – Atender às solicitações da unidade responsável pela
Instrução Normativa quanto ao fornecimento de informações e a participação no
processo de atualização;
II – Alertar a unidade responsável pela Instrução
Normativa sobre as alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de
trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em vista, principalmente, o
aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência
operacional;
III – Manter a Instrução Normativa à disposição de
todos os funcionários da unidade, velando pelo fiel cumprimento da mesma;
IV – Cumprir fielmente as determinações da
Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto
à padronização dos procedimentos na geração de documentos, dados e informações.
Art. 6º Compete à Unidade de Controle Interno:
I – Prestar apoio técnico por ocasião das
atualizações da Instrução Normativa, em especial no que tange à identificação e
avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle;
II – Através das atividades de auditoria interna,
avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes ao SSG (Sistema de
Serviços Gerais), propondo alterações na Instrução Normativa para aprimoramento
dos controles.
CAPÍTULO V
DOS PROCEDIMENTOS
Seção I
Telefonia fixa e móvel
Art. 7º São responsáveis pelos equipamentos e utilização
das linhas telefônicas fixas os servidores onde a linha telefônica estiver
instalada.
Art. 8º São responsáveis pelo (s) equipamento (s) e
utilização das linhas telefônicas móveis, em caráter provisório, o servidor que
fizer uso do aparelho.
Art. 9º Para utilização dos equipamentos e serviços de
telefonia fixa ou móvel, os servidores deverão observar o seguinte:
I – Utilizar os serviços disponíveis exclusivamente
para cumprimento das atividades institucionais;
II – Cumprir as recomendações dos respectivos
fabricantes e as normas técnicas das concessionárias, principalmente aquelas
que proporcionem economia e segurança;
III – Racionalizar o uso dos serviços, evitando a
utilização prolongada e desnecessária das linhas telefônicas, priorizando as
formas de comunicação de menor custo e mesmo resultado;
IV – Utilizar os serviços de telefonia móvel
celular somente quando não for possível o uso da telefonia fixa, salvo quando
for menor o custo pelo uso do serviço móvel;
V – Não permitir a utilização dos equipamentos por
pessoas não vinculadas à Câmara Municipal.
Art. 10 Para conter o uso excessivo dos serviços de
telefonia, poderá ser autorizado pelas Unidades (setores) Executoras, o
bloqueio da linha telefônica, após solicitação à Direção.
Parágrafo
único - O desbloqueio ocorrerá depois de pedido
formal e justificado através de documento assinado pelo responsável pela
unidade da linha telefônica
Art. 11 É vedado aos usuários dos serviços de telefonia:
I – Utilizar os serviços para tratar de assuntos
particulares;
II – Utilizar os serviços de telegrama fonado;
III – Realizar ligações para consulta à lista
telefônica, através de serviço pago;
IV – Efetuar ligações internacionais, exceto com autorização
prévia do Presidente da Câmara;
V – Receber chamadas a cobrar, exceto quando
autorizado pela chefia imediata;
VI - Realizar ligação interurbana através de
concessionária diversa daquela contratada/indicada pela administração;
VII – Realizar despesas com valor superior a média
dos últimos três meses, salvo situação devidamente justificada.
Seção II
Da Fiscalização
Art. 12 A Direção informará aos usuários quais as
concessionárias contratadas e as respectivas áreas de atuação.
Art. 13 As ligações de longa distância deverão ser
realizadas obrigatoriamente por intermédio da concessionária
contratada/indicada.
Art. 14 Compete ao setor de Compras proceder a análise das
faturas telefônicas e seu devido ateste, exceto quando a fatura ultrapassar a
média de consumo dos últimos 3 (três) meses.
Parágrafo
Único - Constatado que o valor da fatura ultrapassou
o valor médio, o fato deverá ser comunicado à Direção ou à Unidade Central de
Controle Interno, para as providências.
Art. 15 Detectado erro em fatura de conta telefônica, a
fiscalização do contrato realizará as diligências para saná-lo, tomando as
providências que julgar necessárias, inclusive solicitando manifestação dos
usuários dos serviços.
Seção III
Do Ressarcimento
Art. 16 Os danos causados ao aparelho celular e acessórios
são de responsabilidade de seus usuários, salvo os decorrentes de uso normal.
Art. 17 No caso de furto, roubo ou extravio do aparelho
celular ou de seus acessórios, o usuário deverá proceder da forma a seguir:
a) Providenciar a lavratura do boletim de
ocorrência;
b) Comunicar imediatamente o fato à Direção para
que seja efetuado o bloqueio da linha telefônica;
c) Encaminhar à Direção declaração escrita e
assinada no mesmo dia ou no primeiro dia útil posterior ao ocorrido, relatando
o fato, a qual deverá ser anexada cópia do boletim de ocorrência policial.
CAPÍTULO VI
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Art. 18 Esta Instrução Normativa visa estabelecer normas
de utilização dos equipamentos e serviços de telefonia fixa e móvel, no âmbito
do Poder Legislativo Municipal.
Art. 19 Compreende-se como equipamentos de telefonia, para
os efeitos desta Instrução Normativa:
I – As centrais telefônicas;
II – Os aparelhos telefônicos fixos;
III – Os aparelhos telefônicos móveis;
IV – Os aparelhos fac-símile;
V – Os demais equipamentos necessários à efetivação
dos serviços.
Art. 20 A inobservância desta Instrução Normativa
constitui omissão de dever funcional e será punida na forma prevista em Lei.
Art. 21 Esclarecimentos adicionais a respeito deste
documento poderão ser obtidos junto à Unidade Central de Controle Interno que,
por sua vez, através de procedimentos de auditoria, aferirá a fiel observância
de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.
Art. 22 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data da
sua aprovação.
Venda Nova do Imigrante – ES, 12 de abril de 2017.
JOSÉ LUIZ PIMENTA DE SOUSA
PRESIDENTE
VERENA GONÇALVES DO NASCIMENTO
CONTROLADORA
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na
Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante