O Presidente da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante, Estado do Espírito
Santo, nos termos do art.
30, inciso VI, do Regimento Interno, faço saber que o Plenário aprovou e eu PROMULGO a
seguinte RESOLUÇÃO:
Artigo 1º Fica aprovada a Instrução Normativa do Sistema
de Controle Interno - SCI N° 003/2012, que segue anexa como parte integrante da
presente resolução.
Parágrafo
único - A
Instrução Normativa a que se refere o caput dispõe sobre rotinas de padronização,
objetivos e procedimentos para a realização do Parecer Conclusivo do Controle
Interno sobre as Contas Anuais do Poder Legislativo.
Artigo 2º Todas as Instruções Normativas após sua
aprovação e publicação deverão ser executadas e aplicadas pelas Unidades
Responsáveis e por seus respectivos Sistemas Administrativos.
Artigo 3º Caberá à Unidade de Controle Interno - UCI
prestar os esclarecimentos e orientações a respeito da aplicação dos
dispositivos desta Resolução.
Artigo 4º Esta Resolução entrará em vigor na data de sua
publicação, revogadas as disposições em contrário.
Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante-ES,
aos 05 dias do mês de dezembro de 2012.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante.
CÂMARA MUNICIPAL DE
VENDA NOVA DO IMIGRANTE
ESTADO DO ESPÍRITO
SANTO
INSTRUÇÃO NORMATIVA
SCI N° 002/2012, DE ___ DE ______________ DE 2012
Versão: 01
Aprovação em:
Resolução de aprovação:
Resolução n°
Unidade Responsável: Unidade de
Controle Interno.
I - FINALIDADE
Dispor sobre a produção de
Instrução Normativa referente à padronização de procedimentos para a realização
de Auditoria Interna nos setores da Câmara Municipal de Venda Nova do
Imigrante-ES, objetivando discipliná-los conforme o planejamento e metodologia
de trabalho e, se for o caso, aprimorá-los.
II - ABRANGÊNCIA
Abrange todas as unidades da
estrutura organizacional, das administrações Direta e Indireta, quer como
executoras de tarefas, como fornecedoras ou recebedoras de dados e informações
em meio documental ou informatizado.
III - CONCEITOS
1. Auditoria
Estudo e avaliação sistemática
das transações, procedimentos, operações, rotinas e demonstrações financeiras
de uma entidade;
2. Auditoria Interna
Constitui o conjunto de
procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia
dos controles internos, das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais
da entidade;
3. Papéis de Trabalho
Formam o conjunto de formulário
e documentos que contêm as informações e apontamentos obtidos pelo auditor
durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações;
constituem a evidência do trabalho executante e o fundamento de sua opinião;
4. Relatórios
Relatórios técnicos são
documentos que apresentam os resultados de uma investigação de pesquisa ou
estudo, realizados por um indivíduo ou grupo de indivíduos do Órgão/
Instituição.
IV - BASE LEGAL
A Instrução Normativa busca
atender legalmente os dispositivos contidos na Constituição Federal de 1988,
Constituição do Estado do Espírito Santo, Lei Complementar n° 101/ 2000, Lei
Orgânica, Resolução 227/2011/TCE-ES, e Resolução n° 109/2011, que dispõe sobre
o Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal.
V - RESPONSABILIDADES
1. Do Controlador:
• Promover a divulgação e
implementação dessa Instrução Normativa, mantendo a atualizada;
• Prestar apoio técnico por
ocasião das atualizações desta Instrução Normativa;
• Orientar e supervisionar na
realização de auditorias internas;
• Revisar os papéis de trabalhos
e relatórios referentes às auditorias realizadas internamente;
• Informar por escrito, ao Legislativo,
a prática de atos irregulares ou ilícitos;
• Guardar sigilo sobre dados e
informações obtidos em decorrência do exercício de suas funções e pertinentes a
assuntos sob a sua fiscalização, utilizando-os exclusivamente para a elaboração
de relatórios ou para expedição de recomendações;
• Promover discussões técnicas
com as unidades executoras e com os auditores, para definir as rotinas de
trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de
alteração, atualização ou expansão;
• Promover o atendimento da
equipe do Controle Externo junto aos Sistemas administrativos de Controle
Interno da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante-ES;
• Manter a Instrução Normativa à
disposição de todos os servidores da Administração, velando pelo fiel
cumprimento da mesma;
• Garantir cumprimento fiel das
determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos na
geração de documentos, dados e informações;
• Manter no desempenho das
tarefas a que estiverem encarregados, atitude de independência, serenidade e
imparcialidade;
• Através da atividade de
auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes
ao SCI (Sistema de Controle Interno), propondo alterações nas Instruções
Normativas para aprimoramento dos controles;
• Alertar as unidades
responsáveis pelas Instruções Normativas sobre alterações que se fizerem
necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando a sua otimização, tendo em
vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o
aumento da eficiência operacional;
• Verificar a exatidão e
legalidade da documentação licitatória da despesa antes da emissão do empenho;
• Cumprir fielmente as
determinações da Instrução Normativa, em especial quanto aos procedimentos na
geração de documentos, dados e informações;
VI - PROCEDIMENTOS
1. Do planejamento:
• A Controladoria Interna, com
base nas prioridades da Câmara, elaborará o Programa Anual de Auditoria Interna
- PAAI, identificando órgão e data para cada verificação.
2. Do comunicado:
• A Controladoria Interna
emitirá e encaminhará um ofício ao órgão a ser auditado, com cinco (05) dias
úteis de antecedência ao procedimento;
• A Controladoria Interna
poderá, neste mesmo ofício, solicitar que sejam providenciados alguns
documentos, para adiantar o processo no dia da auditoria;
• O departamento do Sistema
Administrativo a ser auditado, deverá providenciar a documentação requisitada,
e entregar ao Auditor no início dos procedimentos;
• O responsável pelo
Departamento do Sistema Administrativo a ser auditado deverá estar presente no
dia da verificação;
• Caso o responsável pelo
Departamento do Sistema Administrativo a ser auditado não puder fazer presença,
deverá indicar um responsável para acompanhar o Auditor nos momentos da
realização da auditoria ou inspeção In loco.
3. Da auditoria:
• A Auditoria Interna, baseada
em seu planejamento é no ofício encaminhado ao setor que será fiscalizado/
auditado, iniciará os trabalhos de auditoria;
• Os questionamentos, análises e
verificações, serão baseados no Programa de Trabalho específicos para cada
área;
• Havendo necessidade de
aprofundar as verificações em uma determinada área, os Auditores poderão
questionar, solicitar ou analisar outros itens não constantes do Programa de
Trabalho;
• Durante os procedimentos de
auditoria, os Auditores deverão registrar todas as informações relevantes no
Papel de Trabalho, documento cuja finalidade é colher elementos comprobatórios
suficientes para apoiar, no futuro, o Relatório de Auditoria;
• Nenhum documento poderá ser
sonegado aos Auditores e Controlador.
4. Do Relatório de Auditoria:
• Após a conclusão dos
procedimentos de auditoria, deverá ser emitido um Relatório de Auditoria, em
três vias, registrando as inconformidades encontradas, bem como as possíveis
recomendações para solucionar os itens irregulares;
• O Relatório de Auditoria
deverá ser encaminhado ao Diretor e ao Presidente da Câmara Municipal, assinado
pelo Controlador Interno;
• O Diretor, de posse do
Relatório de Auditoria, se encarregará de cientificar e cobrar soluções dos
responsáveis pela regularização dos itens apontados;
• O Diretor deverá encaminhar um
Ofício à Controladoria Interna, informando sobre a regularização dos itens
apontados, em até 30 dias após o recebimento do Relatório de Auditoria;
• Se caso a Controladoria
Interna não receber este Ofício dentro do prazo estabelecido, deverá ser
encaminhado imediatamente um Ofício ao Presidente da Câmara Municipal
comunicando o fato.
5. Do arquivamento e segurança dos documentos:
• Os papéis de trabalho e os
Relatórios de Auditoria deverão ser arquivados em pasta própria e em local
seguro, com acesso restrito aos membros do Controle Interno, ou ao servidor
responsável pelo órgão auditado;
• À medida que a Controladoria
Interna for recebendo os ofícios de resposta dos setores notificados, estes
deverão ser anexados ao respectivo Relatório de Auditoria.
VII - CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os Auditores, juntamente com o
Controlador Interno, poderão fazer visitas de rotina, sem antecipação de data,
para verificar o funcionamento dos setores, andamento dos serviços, cumprimento
de carga horária e outros.
Nas visitas de rotina poderão
ser solicitados documentos, cartões pontos, relatório de frequência, agenda de
marcações e outros que se fizerem necessários.
Ficará a cargo da Controladoria
da Câmara, unificar e encadernar, fazendo uma coletânea das instruções
normativas, com a finalidade de elaborar o Manual de Rotinas Internas e
Procedimentos de Controle da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante-ES,
atualizando sempre que tiver aprovação de novas instruções normativas, ou
alterações nas mesmas.
Os esclarecimentos adicionais a
respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Controladoria da Câmara
Municipal que, por sua vez, através de procedimentos de checagem (visitas de
rotinas) ou auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos
por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.
A presente Instrução Normativa
deverá, no que couber, ser adaptada a realidade da Câmara Municipal, bem como,
observar a legislação Municipal ou Instruções do Tribunal de Contas do Estado.
Esta instrução entra em vigor na
data de sua publicação.
Venda Nova do Imigrante-ES, ____
de ________________ de 2012.
ANTONIO FERNANDO
ALTOÉ
PRESIDENTE DA CÂMARA
VERENA GONÇALVES DO
NASCIMENTO
CONTROLADORA