RESOLUÇÃO Nº 153,
DE 11 DE MAIO DE 2017.
DISPÕE SOBRE A APROVAÇÃO DO MANUAL DE
AUDITORIA INTERNA E DA INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 006/2017, QUE DISPÕE SOBRE A
ELABORAÇÃO DA MATRIZ DE RISCO DA CÂMARA MUNICIPAL DE VENDA NOVA DO IMIGRANTE – ES,
EXPEDIDOS PELA CONTROLADORIA DESTA CASA LEGISLATIVA.
O PRESIDENTE DA CÂMARA
MUNICIPAL DE VENDA NOVA DO IMIGRANTE, Estado do
Espírito Santo, nos termos do art. 30, inciso VI,
do Regimento Interno,
“Faço saber que o Plenário
aprovou e eu PROMULGO a seguinte RESOLUÇÃO”:
Art. 1º – Ficam aprovados os seguintes atos normativos
expedidos pela Controladoria da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante –
ES:
I.
Manual de Auditoria Interna da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante;
II.
Instrução Normativa Sistema de Controle Interno –
Sistema de Controle Interno – SCI Nº 006/2017, elaboração da Matriz de Risco.
Parágrafo
único – Os atos administrativos citados elencados
no caput do art. 1º constituem parte
integrante desta Resolução.
Art. 2º – Caberá à Controladoria a divulgação dos atos
normativos ora aprovados.
Art. 3º – Fica
revogada a Resolução nº 115/2012.
Art. 4º – Esta Resolução entra em vigor na data de sua
publicação, revogadas as disposições em contrário.
Câmara Municipal, aos 11 dias do mês de maio de 2017.
JOSÉ LUIZ PIMENTA DE SOUSA
Presidente
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na
Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 006/2017, DE XX DE
XXXXXX DE 2017
MATRIZ DE RISCO
Versão: 01
Aprovação
em:
Ato de
aprovação:
Unidade
Responsável: Unidade de Controle Interno.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
SEÇÃO I
Art. 1º A finalidade desta Instrução Normativa é criar
mecanismos objetivos e impessoais quando do planejamento de auditoria ordinária,
para a identificação de possíveis fraquezas e/ou procedimentos desconformes que
gerem ou possam gerar prejuízos ao erário, com escopo de corrigi-los e ao final
fortalecer os sistemas de controle e de gestão.
I - Essas ações serão realizadas pela Unidade
Central de Controle Interno, no âmbito da Câmara Municipal de Venda Nova do
Imigrante - ES para selecionar as unidades (setores) que devem se submeter ao
processo de auditoria ordinária. A seleção das unidades e/ou Tipo de Despesa,
que serão auditadas pela UCCI baseia-se nos critérios de Materialidade,
Relevância e Vulnerabilidade, privilegiando a ação preventiva nos processos de
auditoria.
II- A utilização desse modelo visa tornar o
processo de escolha de unidades/setores a serem auditadas mais científico e,
portanto, provido do caráter da impessoalidade nas escolhas, fortalecendo os
trabalhos com base em análises independentes da vontade pessoal e com critérios
pré-estabelecidos, sendo esta Instrução divulgada para toda Câmara Municipal de
Venda Nova do Imigrante - ES;
III- A elaboração da Matriz de Risco deve ser
tratada como informação estratégica pela Unidade Central de Controle Interno do
Poder Legislativo, de modo a não desencorajar as unidades não priorizadas, na busca
do aperfeiçoamento das rotinas de controle. Devendo a Matriz de Risco elaborada
ser de uso privativo da Unidade Central de Controle Interno;
IV- Os critérios de relevância, materialidade e
vulnerabilidade (criticidade) são compostos por um ou mais critérios de
avaliação, denominados fatores de risco, que são pontuados de modo a priorizar
as Unidades com maior significância estratégica (relevância), materialidade dos
valores sujeitos a riscos e maiores vulnerabilidades nos seus processos de
governança, gestão de riscos e controles internos (riscos);
V- A atuação da Unidade Central de Controle
Interno, terá por escopo a realização de auditorias de conformidade no conceito
de Auditoria BASEADA EM RISCO. Risco é qualquer evento que possa impedir ou dificultar
o alcance de um objetivo;
VI- O escopo será o de examinar as operações e
transações de natureza contábil, financeira, orçamentária e patrimonial, com
fito de emitir uma opinião sobre a adequação dos controles exercidos pelas
Unidades Executoras de Controle Interno, tomadas em conjunto, assim como
verificar o atendimento às leis, resoluções e instruções normativas aplicáveis,
além dos aspectos de moralidade e legitimidade dos atos administrativos, com
foco em eventos futuros.
Art. 2º A presente instrução abrange todas as unidades
(setores) de controle da estrutura organizacional da Câmara Municipal de Venda
Nova do Imigrante - ES.
SEÇÃO II
DAS DEFINIÇÕES
Art. 3º Para os fins desta instrução, considera-se:
§1º Significância
Estratégica/Relevância - Compõe-se por fatores que procuram evidenciar a
importância estratégica da unidade (setor) em função de suas atribuições, do
impacto de suas atividades no órgão, e da essencialidade do serviço prestado.
§2º
Materialidade - Compõe-se por fatores que procuram
evidenciar a representatividade dos valores sujeitos a riscos, em termos
orçamentários, financeiros e patrimoniais colocados à disposição dos gestores
e/ou do volume de bens e valores efetivamente geridos, isto é, dos ativos
públicos colocados sob a gestão dos responsáveis pela unidade.
§3º
Vulnerabilidade/Criticidade - Representa
a composição dos elementos referenciais de vulnerabilidade, das fraquezas, dos
pontos de controle com riscos latentes. É condição imprópria por ilegalidade,
ineficácia ou por ineficiência de uma situação gerencial.
I- Compõe-se por fatores que procuram identificar
pontos críticos em relação ao alcance da missão e dos objetivos da unidade, ao
seu desempenho, à informação e comunicação, à conformidade dos atos de sua gestão
e a proteção de seus ativos.
§4º Avaliação
do Risco em Auditoria - As ações visam cobrir as áreas em que os riscos são
considerados os mais elevados, permitindo, no entanto, uma cobertura
equilibrada e contínua do âmbito da ação de controle, com o objetivo de reduzir
o risco a um nível aceitavelmente baixo, assim a análise do risco de auditoria
é um processo que acompanha o auditor ou a equipe ao longo de todo o trabalho,
devendo este ser conduzido, não no sentido da sua eliminação, mas sim no sentido
de o reduzir a níveis aceitáveis.
I- O conceito de risco de auditoria deve contemplar
os efeitos conjugados dos diversos fatores que afetam, de forma direta e
significativa, a qualidade da informação em apreço, bem como outras
contingências e incertezas que resultem da impossibilidade de reconstituição
integral de todas as operações a controlar.
SEÇÃO III
DA BASE LEGAL
Art. 4º A presente Instrução Normativa integra o conjunto
de ações, de responsabilidade do chefe do Poder Legislativo Municipal e da Controladoria,
no sentido de implementação do Sistema de Controle Interno da Câmara Municipal
de Venda Nova do Imigrante - ES, sobre o qual dispõem os Art. 37 “caput”, 70 e
74 da Constituição Federal, c/c os Art. 70, e 77 da Constituição Estadual, Art. 3º da Lei Orgânica Municipal de Venda Nova do
Imigrante - ES, Art. 59 da Lei Complementar nº 101/2000, c/c Art. 77, 78, da
Lei Federal 4.320/64, e Art. 42 da Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado
do Espírito Santo, c/c a Portaria-Segecex/TCU n.º 7, de 8 de março de 2010, e
com as competentes Normas de Auditorias Governamentais NAG’S, notadamente as
NAG’S 4.300 e 4.311, observadas ao tempo de construção desta Instrução
Normativa.
CAPÍTULO II
DOS PROCEDIMENTOS, RESPONSABILIDADES E
COMPETÊNCIAS
SEÇÃO I
Art. 5º Dos procedimentos para a elaboração da Matriz de
Risco:
I - Realizar um estudo de identificação das
unidades (setores) que compõem a Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante -
ES, o objetivo é possibilitar o conhecimento geral das unidades (setores). As
informações a serem coletadas serão referentes à:
a) Atribuições desenvolvidas pela unidade (setor),
principais metas e objetivos;
b) Ambiente organizacional: forças, fraquezas,
ameaças e oportunidades;
c) Produtividade e ações executadas nos últimos 2
anos em relação às metas e objetivos propostos para o período;
d) Estrutura organizacional;
e) Composição do quadro de colaboradores
(servidores da casa, servidores cedidos, terceirizados e estagiários);
(rotatividade dos colaboradores; terceirizados e estagiários desenvolvendo
atividades críticas da organização);
f) Atividades desenvolvidas pelos colaboradores, de
forma segmentada;
g) Levantamento dos principais processos de
trabalho da unidade (setor) essenciais para o atingir seus objetivos e metas;
h) Verificação sobre a existência de indicadores de
desempenho desenvolvidos para medir a eficiência, eficácia e/ou efetividade dos
processos de trabalho levantados. Estudo sobre a metodologia utilizada para
criar os indicadores.
II - As
técnicas que podem ser utilizadas para o levantamento das informações são:
a) Análise de SWOT;
b) Entrevista com servidores;
c) Análise Documental;
d) Internet/Ouvidoria;
e) Consulta à decisões emanadas do Egrégio Tribunal
de Contas do ES;
f) Consulta aos resultado de Auditorias anteriores
do TCEES;
f) Consulta das decisões emanadas da Justiça e ou
Ministério Público;
g) Recomendações notificatórias do Ministério
Público;
h) Exame dos últimos pareceres/consulta emanados do
Egrégio TCEES, com relação às Câmaras Municipais do ES;
i) Exame das últimas irregularidades apontadas pelo
TCCES, referente à análise de prestações de contas das Câmaras Municipais do
ES;
J) Aplicação dos pontos de controle dispostos, no
que couber, pela Instrução Normativa TCE referente à Prestações de Contas
Anuais;
l) Verificação do específico atendimento aos pontos
de controle estabelecidos nos competentes Manuais de Início e Encerramento de
mandatos, exarados pelo Tribunal de Contas do ES.
SEÇÃO II
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 6º A partir das informações coletadas, a UCCI
analisará as situações encontradas nas unidades, para avaliação e
aprofundamento do conhecimento sobre algumas das unidades (setores) a serem
auditadas, com vistas ao planejamento mais eficiente das fiscalizações.
I - As avaliações desse tipo devem ser anuais de
forma a possibilitar o planejamento das fiscalizações no ano seguinte ao do
levantamento.
II - Um dos objetivos estratégicos do Controle é o
de “Atuar de forma seletiva em áreas de risco e relevância”, propõe-se um
modelo que está segregado basicamente em Análise de Risco e Análise de
Relevância. O quadro abaixo apresenta as fases do modelo criado:
|
1. Levantamento de Informações |
|
|
2. Análise de Risco |
3. Análise Relevância 3.1 Material 3.2 Não-Material |
|
4. Hierarquização |
|
|
5. Seleção |
|
Art. 7º Compete aos Responsáveis pela Elaboração da Matriz
de Risco:
I - Levantar informações sobre a unidade (setor) a
ser auditada;
II - Análise de Risco das unidades (setores)
executoras;
III - Análise da Relevância das unidades (setores)
a serem auditadas;
IV - Hierarquizar as unidades/setores com base nas
informações analisadas nas fases anteriores;
V - Selecionar, com base na hierarquização, as
unidades (setores) que serão objeto de fiscalização.
Art. 8º Compete às demais unidades da Câmara Municipal:
I - Atender imediatamente às solicitações da
Unidade Central de Controle Interno;
II - Responder tempestivamente aos questionários
elaborados pela Unidade Central de Controle Interno;
III - Submeter-se a entrevistas quando solicitado
pela UCCI.
CAPÍTULO III
DAS ANÁLISES E DA HIERARQUIZAÇÃO E SELEÇÃO
SEÇÃO I
Art. 9º A Análise de Risco compreende:
I - Aplicar questionário padrão “Diagnóstico
Situacional da Matriz de Risco”, onde se avalia os componentes do COSO
(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), na unidade
(setor) de modo a identificar pontos fortes e pontos fracos;
II - Verificar se há gerenciamento de riscos
formais na unidade (setor);
III- Verificar o comprometimento dos servidores –
avaliado por meio do grau de implementação das recomendações propostas pela
Unidade Central de Controle Interno da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante
- ES;
IV- Levantar o resultado de auditorias do Tribunal
de Contas anteriores;
V- Caso haja indicadores de desempenho, verificar a
confiabilidade de seus cálculos e fontes de dados (sistemas informatizados);
VI- Levantamento de indícios de “gargalos” nos
processos de trabalho e de vulnerabilidades no ambiente organizacional (alta
rotatividade de colaboradores, terceirizados e estagiários desenvolvendo
atividades sem supervisão, alta rotatividade dos servidores em função de
chefia, baixo nível de conhecimento dos ocupantes de cargos de chefia, direção
e assessoramento e ou servidor efetivo em função gratificada);
VII- Tentar responder às seguintes perguntas:
a) Os objetivos e metas estão sendo alcançados tempestivamente?
b) Há riscos iminentes de desestabilização da
estrutura organizacional?
c) O ambiente organizacional oferece riscos ao
desempenho das atividades da instituição?
d) Há gargalos nos processos de trabalho?
e) As unidades vem executando atividades de
controle interno e sendo auditadas pela UCCI da Câmara?
f) Há notícias na imprensa sobre irregularidades na
Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante - ES?
g) Há instrução normativa regulamentando as
atividades da Unidade? Se existe está sendo devidamente observada na execução
das tarefas?
h) Este rol é somente exemplificativo, podendo a
UCCI, no exercício de sua missão institucional, realizar quaisquer
complementações necessárias ao atingimento dos objetivos propostos nesta
instrução.
§1º As técnicas que podem ser utilizadas, dentre
outras, para o levantamento das informações são:
a) Diagrama de Verificação;
b) Entrevista com servidores;
c) Análise Documental;
d) Internet;
e) Resultado de Auditorias anteriores do TCEES.
Art. 10 Da Análise da Relevância:
I- Material:
a) Levantar os números do Orçamento ou dos Balanços
Patrimoniais, inserindo em planilha e organizando-os em ordem decrescente de
valor (início da hierarquização).
b) Levantar os valores dos contratos mais relevantes
inserindo em planilha e organizando-os em ordem decrescente de valor (início da
hierarquização).
II- Não-Material:
a) Impacto no cidadão: analisar a importância da
unidade em função da essencialidade e do impacto que a sua atividade tem no atendimento
ao interesse dos cidadãos.
b) Transparência: analisar as informações
disponibilizadas pela unidade e avaliar adequabilidade das informações,
suficiência, confiabilidade.
SEÇÃO II
HIERARQUIZAÇÃO E SELEÇÃO
Art. 11 A Hierarquização é a sistematização e ponderação
das informações analisadas e avaliadas nas fases anteriores. Ou seja, é uma
“valorização” das informações. Essa ponderação será realizada com a atribuição
de valores (pesos), de 1 a 5, aos quesitos/situações encontradas, de modo a se
estabelecer uma hierarquia de prioridades com base no risco detectado. Os
auditores com base em suas experiências, e conhecimento histórico das unidades
devem criar uma matriz onde se possa tratar (transformar) informações
subjetivas, qualitativas, em dados quantificáveis de forma a possibilitar a
hierarquização das unidades/setores mais relevantes e que enfrentam maiores
riscos.
Parágrafo
único - Em cada critério “Risco” e “Relevância” os
auditores internos devem avaliar também a probabilidade de informações
coletadas que não tenham referências com registros históricos ou desempenhos
identificados com aquela informação, mas que possam impactar a unidade (setor)
no ano corrente.
Art. 12 A Seleção será feita com base na hierarquização,
onde ocorrerá a seleção das unidades que serão objeto de fiscalizações.
CAPÍTULO IV
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Art. 13 A Unidade Central de Controle Interno deverá
observar todas as recomendações contidas nesta Instrução Normativa.
I - A construção da Matriz de Risco e sua competente
análise de hierarquização será feita pela Controladoria Geral, podendo ser
convocados servidores pelo Controlador para este fim, devendo os servidores que
atuarem guardarem o imprescindível sigilo, sob pena de responsabilidade.
II - O questionário padrão de auditoria não é
exaustivo, podendo a UCCI acrescentar questões que julgar serem relevantes para
coleta de informações. Integra a presente Instrução Normativa os seguintes
anexos:
§
Anexo I, Modelo de Questionário Padrão;
§
Anexo II, Modelo de Matriz de
Risco/UNIDADES;
§
Anexo III, Modelo de Matriz de Risco/TIPO DE
DESPESA.
Art. 14 Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir
de sua aprovação.
Venda Nova do Imigrante - ES, 12 de abril de 2017.
JOSÉ LUIZ PIMENTA DE SOUSA
PRESIDENTE
VERENA GONÇALVES DO NASCIMENTO
CONTROLADORA
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na
Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante
ANEXO I
|
Matriz de Risco - Modelo de Questionário Padrão |
|||||
|
1. Ambiente de Controle |
|||||
|
Atividade |
Sim |
Não |
Critérios
de Seleção da Atividade (materialidade, relevância, desempenho,
criticidade) |
Natureza do Risco (operacional, de informação ou de conformidade) |
Impacto (baixo, médio, alto) |
|
As pessoas se sentem controladas? |
|
|
|
|
|
|
As delegações de autoridade estão acompanhadas de claras definições de
responsabilidade? |
|
|
|
|
|
|
Existem procedimentos e/ou instruções de trabalho padronizados? |
|
|
|
|
|
|
Há planejamento para o treinamento? |
|
|
|
|
|
|
2. Avaliação e Gerenciamento de Riscos |
|||||
|
Atividade |
Sim |
Não |
Critérios
de Seleção da Atividade (materialidade, relevância, desempenho,
criticidade) |
Natureza
do Risco (operacional, de informação ou de conformidade) |
Impacto (baixo, médio, alto) |
|
Os objetivos e metas da organização se encontram formalizados? |
|
|
|
|
|
|
Foram identificados os processos mais críticos? |
|
|
|
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|
|
Foram levantados e diagnosticados os pontos de falha dos processos? |
|
|
|
|
|
|
Foram estimadas as probabilidades de ocorrência e/ou impactos dos
riscos? |
|
|
|
|
|
|
3. Atividades de Controle |
|||||
|
Atividade |
Sim |
Não |
Critérios de
Seleção da Atividade (materialidade, relevância, desempenho,
criticidade) |
Natureza
do Risco (operacional, de informação ou de conformidade) |
Impacto (baixo, médio, alto) |
|
Existem normas internas de procedimentos/processos de trabalho
explicitamente definidos? |
|
|
|
|
|
|
Essas normas são de conhecimento dos servidores? |
|
|
|
|
|
|
As funções/atividades estão adequadamente segregadas nas unidades? |
|
|
|
|
|
|
As delegações de autoridade estão acompanhadas de claras definições de
responsabilidade? |
|
|
|
|
|
ANEXO II
MODELO DE MATRIZ DE RISCO
|
Fatores de Risco |
||||||||||||
|
Unidade |
Significância |
Materialidade |
Vulnerabilidade |
Nota Final |
Hierarquização de Risco |
|||||||
|
Peso |
Ações |
Impacto |
Essencialidade |
Orçamento |
Finanças |
Patrimônio |
Missão |
Desempenho |
Informação |
Conformidade |
||
|
Licitação |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Contrato |
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
Almoxarifado |
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
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|
|
Contabilidade |
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
Financeiro |
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
Diárias |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tesouraria |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
Patrimônio |
|
|
|
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|
|
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|
|
|
|
Orçamento |
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
Recursos
Humanos |
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
Sistema de
Transporte |
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
Tecnologia
da Informação |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jurídico |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SIGNIFICÂNCIA ESTRATÉGICA OU RELEVÂNCIA: Compõem-se
por fatores que procuram evidenciar a importância estratégica da unidade em
função da sua participação em ações prioritárias de Governo, do impacto de suas
atividades na comunidade que se insere, da essencialidade do serviço prestado
e do relacionamento com o cidadão. Deve-se capturar as dimensões da
importância social ou econômica das ações desenvolvidas pela unidade, tanto
para a administração pública como para a sociedade em razão das funções,
programas, projetos e atividades sob responsabilidade de seus gestores, assim
como dos bens que produzem e dos serviços que prestam à população. |
||||||||||||
|
MATERIALIDADE: Compõe-se fatores
que procuram evidenciar a representatividade dos valores sujeitos a riscos,
em termos orçamentários, financeiros e patrimoniais colocados à disposição
dos gestores e/ou do volume de bens e valores. |
||||||||||||
|
VULNERABILIDADE OU CRITICIDADE: Compõe-se
por fatores que procuram identificar pontos críticos em relação ao alcance da
missão e dos objetivos da unidade ao seu desempenho à informação. |
||||||||||||
LEGENDA: Açõ (ações); Imp (Impacto); Ess (Essencialidade); Orç (Orçamento);
Fin (Finanças); Pat (Patrimônio); Mis (Missão);
Des (Desempenho); Inf (Informações); Con (Conformidade); NotFin (Nota
Final); HieRis (Hierarquização do
Risco).
MODELO DE MATRIZ DE RISCO/TIPO DE DESPESA
|
Fatores de Risco |
||||||||||||
|
Unidade |
Significância |
Materialidade |
Vulnerabilidade |
Nota Final |
Hierarquização
do Risco |
|||||||
|
Peso |
Açõ |
Imp |
Ess |
Orç |
Fin |
Pat |
Mis |
Des |
Inf |
Con |
||
|
Folha de pagamento |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Licitações |
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
Contratos |
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
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|
|
Convênios |
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|
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|
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Almoxarifado |
|
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|
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|
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|
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|
Patrimônio |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Repasse (Duodécimo) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dívida Pública |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SIGNIFICÂNCIA
ESTRATÉGICA OU RELEVÂNCIA: Compõem-se por fatores que procuram evidenciar a
importância estratégica da unidade em função da sua participação em ações prioritárias
de Governo, do impacto de suas atividades na comunidade que se insere, da
essencialidade do serviço prestado e do relacionamento com o cidadão. Deve-se
capturar as dimensões da importância social ou econômica das ações
desenvolvidas pela unidade, tanto para a administração pública como para a
sociedade em razão das funções, programas, projetos e atividades sob
responsabilidade de seus gestores, assim como dos bens que produzem e dos
serviços que prestam à população. |
||||||||||||
|
MATERIALIDADE: Compõe-se fatores que procuram evidenciar a representatividade dos
valores sujeitos a riscos, em termos orçamentários, financeiros e
patrimoniais colocados à disposição dos gestores e/ou do volume de bens e
valores. |
||||||||||||
|
VULNERABILIDADE OU CRITICIDADE: Compõe-se por fatores que procuram identificar
pontos críticos em relação ao alcance da missão e dos objetivos da unidade ao
seu desempenho à informação. |
||||||||||||
LEGENDA: Açõ (Ações); Imp
(Impacto); Ess (Essencialidade);
Orç (Orçamento); Fin (Finanças); Pat (Patrimônio); Mis (Missão);
Des (Desempenho);
Inf (Informações);
Con (Conformidade); NotFin (Nota Final); HieRis (Hierarquização do Risco).
MANUAL DE AUDITORIA INTERNA
CÂMARA MUNICIPAL DE
VENDA NOVA DO IMIGRANTE - ES
APRESENTAÇÃO
O Manual de
Auditoria Interna da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES, refere-se
a diretrizes para condução das ações de fiscalização no âmbito desta Casa de Leis.
É ferramenta essencial, construída com base nas Normas de Auditoria
Governamental (NAG) e instituída por resolução Plenária. Seu conteúdo
uniformiza procedimentos em técnicas de auditoria, aumentando a confiabilidade
das atividades de fiscalização. Sua aplicação é fundamental para a elaboração
de matrizes de planejamento, achados e responsabilização, no processo de
controle, objetivando acreditar a atuação das unidades do órgão de forma
eficiente e com vistas ao atendimento do interesse público. Este instrumento
significa um marco divisor rumo ao fortalecimento e ao aprimoramento das
atividades da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES, em especial em
relação ao planejamento, importante etapa na execução e no sucesso das
auditorias. Deste modo, a Câmara de Venda Nova do Imigrante/ES dá mais um passo
rumo à excelência na prestação de seus serviços. Trata-se de obrigação inerente
à sua missão institucional, de ser Órgão útil para a sociedade, responsável em
primeira instância pela fiscalização e pelo controle dos recursos públicos.
Cabe ressaltar a importante parceria desta Casa de Leis com o Egrégio Tribunal
de Contas do Estado do Espírito Santo, que sempre apoiou a Presidência deste
Órgão na busca para aperfeiçoar seus mecanismos de controle com vistas a
permanente busca da excelência em seu desempenho.
JOSÉ LUIZ PIMENTA DE SOUSA
PRESIDENTE DA CÂMARA MUNICIPAL DE VENDA NOVA DO
IMIGRANTE
1.1 Base Referencial
BRASIL. Constituição da República Federativa
(1988).
ESPIRITO SANTO. Constituição do Estado do Espírito
Santo, de 5 de outubro de 1989.
TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO.
Resolução TC nº 227, de 25 de agosto de 2011, alterada pela Resolução TC nº
257, de 7 de março de 2013.
TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO.
Instrução Normativa nº 028, de 26 de novembro de 2013, alterada pela Instrução
Normativa nº 033, de 16 de dezembro de 2014.
NORMAS DE AUDITORIA GOVERNAMENTAL – NAG`S.
Resolução n. 287 de 2015 do Egrégio Tribunal de Contas
do Estado do Espírito Santo.
Este Manual de Auditoria Interna – MAI, tem por
escopo estabelecer normas e procedimentos para disciplinar a elaboração de
matrizes, definir conceitos, planos de trabalho, organização, competências, formas
de planejamento, procedimentos e execução das ações de auditoria e controle,
diretrizes gerais e essenciais ao desenvolvimento dos serviços de auditoria,
visando a padronização e servir de guia para efetivação das auditorias a serem
realizadas no âmbito da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES.
O objetivo geral deste MANUAL é estabelecer um
modelo com diretrizes básicas para a definição de procedimentos e práticas de
auditoria interna pela Controladoria Interna, nas suas diversas áreas de
atuação, sem pretender esgotar os assuntos aqui abordados, permanecendo
acessível a constantes manutenções evolutivas, buscando melhorias e
atualizações contínuas em face de alterações na legislação, tendo esta edição
fulcro nas Normas de Auditoria Governamentais (NAG’s).
Estimular o desenvolvimento da qualidade dos
trabalhos de auditoria interna produzidos pela UCCI e da produtividade dos seus
profissionais, que devem primar pelo efetivo apoio à Gestão com vistas ao
interesse público.
Disseminar internamente, no âmbito da Câmara
Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES, para todas as unidades executoras de
controle interno, a forma de atuação quando da realização da auditoria interna.
Padronizar a metodologia e esclarecer a
terminologia utilizada pela Unidade Central de Controle Interno, nas várias
áreas de atuação, modalidades e enfoques técnicos relacionados à auditoria
interna.
Servir de instrumento de ensino, desenvolvimento,
aperfeiçoamento e capacitação do auditor da UCCI.
Melhorar a comunicação entre o auditor interno
(agente de CI)/controlador da UCCI e destes com os auditores externos, com os
gestores e servidores das unidades executoras de controle interno, com o Poder
Executivo Municipal, Tribunal de Contas, e Ministério Público Estadual.
As disposições e orientações contidas neste MANUAL
são aplicáveis às auditorias de conformidade. Aplica-se, também, no que couber
e naquilo que não conflitar com os atos normativos específicos, aos outros
tipos de auditoria e aos demais instrumentos de fiscalização. O conteúdo deste
Manual, quando necessário, deve ser complementado pelas Normas de Auditoria Governamental
(NAG).
A Unidade Central de Controle Interno é responsável
por manter este Manual em contínuo processo de atualização (NAG 2608.1),
devendo assegurar-lhe a amplitude e a atualidade necessárias.
2. ASPECTOS GERAIS DAS AUDITORIAS
O objetivo principal das auditorias de conformidade
realizadas pela UCCI é examinar a legalidade, legitimidade e economicidade dos
atos de gestão dos responsáveis da Câmara Municipal de Venda Nova do
Imigrante/ES. Para os efeitos deste MANUAL, a Auditoria interna realizada pela
UCCI tem por finalidade comprovar a legalidade, a legitimidade, a efetivação e
adequação das unidades (setores) executoras de controle interno e, ainda, a
apuração dos resultados obtidos quanto aos aspectos da economicidade,
eficiência, eficácia e efetividade da aplicação dos recursos públicos.
Abrangem o exame e avaliação dos registros; das
demonstrações contábeis; das contas governamentais; das operações e dos
sistemas financeiros; do cumprimento das disposições legais e regulamentares;
dos sistemas de controle interno; da probidade e da correção das decisões
administrativas adotadas pela Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES,
com o objetivo de expressar uma opinião.
Assim a UCCI exerce a fiscalização de todas as
unidades (setores) da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES, no que
tange:
§
Aos aspectos contábeis, financeiros,
orçamentários, patrimoniais e operacionais;
§
A gestão de pessoal;
§
Limites constitucionais e legais;
§
Sistema de controle interno: determina a
avaliação e a segurança do sistema, mediante a coleta, compilação, tabulação,
julgamento e análise crítica de dados e informações objeto de atenção do
Auditor de Controle Interno (Agente de CI). O exame e a avaliação do SCI devem
ser realizados de acordo com o tipo de auditoria;
§
A auditoria do sistema de controle interno
tem por escopo a verificação da correta aplicação dos controles estabelecidos e
a identificação de possíveis falhas existentes, no intuito de fortalecer os
procedimentos nas unidades executoras com vistas à mitigação dos riscos e
atendimento da conformidade;
§
Visa fixar a extensão e a profundidade dos
trabalhos previstos no Plano de Anual de Auditoria Interna a partir da análise
da observância dos procedimentos internos e com vistas a obediência às
instruções normativas devidamente aprovadas, com base no risco envolvido na
auditoria, a partir do grau de confiança que pode ser depositado nesses
controles, evidenciados na matriz de risco;
§
O sistema de controle interno consiste nas
atividades, planos, métodos e procedimentos utilizados pela própria unidade, de
modo a garantir que os seus objetivos institucionais e/ou operacionais sejam
alcançados.
2.2.1 Auditorias de cumprimento legal ou conformidade
Objetiva emitir uma opinião que evidencie em que
medida foram observados as leis, resoluções, regulamentos, códigos
estabelecidos, contratos ou outros acordos firmados, de modo a garantir uma
correta avaliação da matéria fiscalizada, a partir de critérios adequados e
predeterminados aplicável ainda quando da análise dos procedimentos
regulamentados de rotinas internas;
2.2.2. Auditorias contábeis ou financeiras
Objetiva examinar as demonstrações contábeis e outros
relatórios financeiros com o objetivo de expressar uma opinião – materializada
em um documento denominado relatório de auditoria – sobre a adequação desses
demonstrativos em relação às Normas de Auditoria Governamental, aos princípios
de contabilidade, às Normas Brasileiras de Contabilidade, sejam elas
profissionais ou técnicas, e à legislação pertinente. Em uma auditoria contábil
o profissional de auditoria governamental deverá verificar se as demonstrações
contábeis e outros informes representam uma visão fiel e justa do patrimônio
envolvendo questões orçamentárias, financeiras, econômicas e
patrimoniais, além dos aspectos de legalidade (NAG 1102.1.1.1);
Quando o objetivo for avaliar o desempenho das
unidades, assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades da Câmara
Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES, quanto aos aspectos de economicidade,
eficiência, eficácia, legalidade e efetividade dos atos praticados;
2.2.4. Auditoria extraordinária
Examina fatos ou situações consideradas relevantes,
de natureza incomum ou extraordinária, sendo realizada para atender
determinação expressa do Presidente do Poder Legislativo Municipal, Ministério
Público Estadual e do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo. Incluem-
se nesta modalidade os trabalhos de auditorias não inseridos em outros tipos.
Para os efeitos deste MANUAL, adotam-se as
seguintes definições:
Capacidade de minimizar custos dos recursos
utilizados na consecução de uma atividade sem o comprometimento dos padrões de
qualidade;
Observância ao ordenamento jurídico na aplicação
dos recursos públicos;
Atendimento ao interesse público e à moralidade
administrativa.
A auditoria interna da Câmara de Venda Nova do
Imigrante/ES é a ordenação lógica de todo seu processo, em fases claras,
objetivas e bem definidas, desde as fases de planejamento, execução, elaboração
do relatório, comunicação de resultados e o monitoramento das auditorias e ou
inspeções.
Realizada sempre que houver necessidade de
verificar, in loco, dentre outras
questões específicas:
§
A execução de contratos;
§
Os pontos duvidosos ou omissões em processo
sob análise da UCCI;
§
O objeto de denúncias ou representações.
Utilizado para conhecer a organização e/ou
funcionamento das unidades da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES,
assim como dos sistemas, programas, projetos e atividades no que se refere aos
aspectos contábil, financeiro, orçamentário, patrimonial, operacional e de
pessoal;
Identificar objetos e instrumentos de auditorias
internas;
Utilizado para verificar o cumprimento das
recomendações exaradas em procedimento de auditorias e inspeções realizadas, e
dos resultados delas advindos.
Utilizado, ao longo de um período predeterminado,
para o controle seletivo e concomitante das atividades executadas pela unidade
executora de controle interno.
Quanto à forma de autorização, a Auditoria interna
realizada pela UCCI pode ser:
Quando autorizada pelo Controlador Interno da UCCI,
contemplada em programa elaborado pela UCCI (PAAI), conforme critérios próprios
de seleção;
Quando autorizada pelo Controlador Interno da UCCI,
a partir de solicitação/determinação, em cada caso, do Tribunal de Contas ou do
representante do Ministério Público, ou ainda, quando determinada pelo
Presidente da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES.
3.7.3 Resultado das auditorias
O resultado das auditorias deverá subsidiar o exame
da prestação de contas do ordenador de despesas e demais responsáveis, nos
termos da legislação em vigor.
Define-se o auditor como o servidor designado pela
UCI para proceder a realização de auditoria.
No exercício de suas funções de controle interno, o
auditor deverá ter:
Manter atitude de independência em relação à
unidade auditada (NAG 3300), o auditor não pode estar subordinado ao setor
auditado, daí o seu caráter de assessoria ligado à alta administração
(Presidência);
As atividades de auditoria devem ser livres de
quaisquer influências, com fito de assegurar a cobertura ampla e imparcial em
suas conclusões;
Manter atitude de serenidade e comportar-se de
maneira compatível com o exercício da função pública;
Manter atitude de imparcialidade, de modo a não
distorcer os objetivos de seus trabalhos, o auditor deve abster-se de avaliar
operações pelas quais tenha sido anteriormente responsável. Presume-se
prejudicada a imparcialidade quando o auditor prestar serviços de avaliação de
atividades para as quais tenha sido previamente responsável durante o período
de um ano antes da instauração da auditoria, abstendo-se de emitir opinião
preconcebida ou tendenciosa induzida por convicções políticas ou de qualquer
outra natureza;
4.2.5. Sigilo profissional, princípio da confidencialidade
É regra mandatória no exercício da auditoria. O auditor
é obrigado a utilizar os dados e as informações de seu conhecimento
exclusivamente na execução dos serviços que lhe forem confiados, não podendo
revelá-los a terceiros. Assim, deve guardar sigilo, salvo determinação
judicial, sobre dados e informações de natureza confidencial, cuja divulgação
possa comprometer a imagem de pessoas e/ou resultados dos trabalhos realizados;
Buscar permanente aprimoramento profissional,
mantendo-se atualizado quanto a novas técnicas e instrumentos de trabalho
relativos à sua área de atuação (NAG 3700, 3701, 3702, 3703, 3704 e 3705). O
processo evolutivo do auditor de controle interno deve ser estimulado para que
não se torne obsoleto em curto espaço de tempo. Compete à Administração fornecer
os instrumentos e recursos necessários à capacitação dos servidores primando
pela evolução dos trabalhos de auditoria.
Possuir conhecimento da finalidade, extensão e
profundidade do trabalho a realizar, sua atitude deve ser sempre irrepreensível
em todos os momentos de sua vida profissional, visando salvaguardar o
desenvolvimento de seu trabalho;
Buscar esclarecer, sempre que possível, todas as
dúvidas durante a realização da auditoria e, se necessário, solicitar
documentação adicional, informação complementar ou entrar em contato com seu
superior imediato;
Ser cortês com o auditado, sem, contudo, abrir mão
das prerrogativas da função;
Recusar favores ou concessões das pessoas
pertencentes direta ou indiretamente das unidades (setor) do órgão;
Emitir opiniões sobre documentos ou situações
examinadas apoiando-se em fatos e evidências que permitam o convencimento
razoável da realidade ou a veracidade dos fatos, afastando dúvidas no decurso
dos trabalhos, de sorte a emitir opinião em bases consistentes e transmitir
confiança em suas conclusões.
Os relatórios de auditoria devem ser claros e
transparentes. Deve ainda abster-se de emitir opinião preconcebida ou induzida
por convicções político-partidárias, religiosas ou ideológicas;
Alertar a unidade executora de controle interno,
quando necessário, das sanções aplicáveis em virtude da sonegação de processos,
documentos, informações ou dados e da obstrução ao livre exercício das
atividades de controle interno.
5. EQUIPE
DE AUDITORIA
A Auditoria será executada pela Controladoria Interna
onde os membros devem ter formação e treinamento técnico para obter as
evidências necessárias e formular conclusões e recomendações pertinentes.
Pelo menos um dos membros responsáveis pelo
planejamento da auditoria deverá participar da Equipe responsável por sua
execução.
A convocação da Equipe responsável pelo
planejamento será efetuada pelo Controlador Interno da Câmara de Venda Nova do
Imigrante/ES.
A designação da equipe para execução da auditoria
será formalizada por meio de Comunicação Interna de Apresentação, expedida pelo
Controlador da Câmara de Venda Nova do Imigrante/ES.
5.5. Comunicação Interna de Apresentação
É o instrumento hábil destinado a apresentar a
Equipe de Auditoria à unidade (setor) auditada.
Mediante autorização do Controlador da Câmara de
Venda Nova do Imigrante/ES, a qualquer tempo poderá haver acréscimos ou
substituições de servidores da Equipe de execução de Auditoria, desde que apresentadas
as devidas justificativas.
6.
PRERROGATIVAS DO AUDITOR DE CONTROLE INTERNO
6.1. Livre Ingresso na unidade (setor) auditada
O auditor goza de livre ingresso na unidade (setor)
auditada e acesso a todos os documentos e informações necessários à realização
de seu trabalho, inclusive, para consulta a sistemas eletrônicos de
processamento de dados, no âmbito da Câmara Municipal de Venda Nova do
Imigrante/ES.
6.2. Livre acesso aos trabalhos do (a):
§
Comissões;
§
Fiscal;
§
Gestor de Contratos;
§
Auditorias;
§
Grupos de trabalhos operacionais e
estratégicos;
§
Corpo administrativo e diretivo.
6.3. Poderá solicitar orientações ao controlador
Em quaisquer etapas da auditoria.
Solicitar Proteção em caso de ameaças a sua
integridade física, decorrentes dos trabalhos de auditoria.
7.
INDEPENDÊNCIA DO AUDITOR DE CONTROLE INTERNO
Visando garantir a independência na realização dos
trabalhos, está impedido de executar trabalho de auditoria o Auditor de
Controle Interno que tenha tido, em relação à Unidade (setor) auditada:
Vínculo conjugal ou de parentesco consanguíneo em
linha reta, sem limites de grau, em linha colateral até o 4º grau e por
afinidade até o 3º grau, que sejam responsáveis pela contabilidade, finanças ou
demais áreas de decisão.
Interesse financeiro ou operacional direto imediato
ou mediato, ou substancial interesse financeiro ou operacional indireto,
compreendidas a intermediação de negócios de qualquer tipo e a realização de
empreendimentos conjuntos, inclusive gestão de coisa pública (NAG 3309.4).
7.4. Função ou cargo incompatível
Incompatibilidade com a atividade de auditoria
interna.
Qualquer outra situação de conflito de interesses
no exercício da auditoria interna.
7.6. Termo de Não Impedimento:
Com o objetivo de evidenciar o atendimento ao
princípio da independência, os auditores de controle interno designados para
participar de qualquer etapa do trabalho de auditoria deverão assinar o Termo
de Não Impedimento e de Confidencialidade.
8.
PROCEDIMENTOS E TÉCNICAS DE AUDITORIA
Constitui-se de verificações previstas no Plano
Anual de Auditoria Interna, bem como evidenciados na Matriz de Planejamento,
visando obter evidências ou provas suficientes e adequadas quanto ao
atendimento dos critérios de auditoria.
A aplicação de procedimentos e técnicas de
auditoria visa à obtenção de evidências de auditoria, constituindo-se de
investigações técnicas que, adotadas em conjunto, permitem a formação
fundamentada da opinião do auditor.
Os procedimentos de auditoria podem abranger testes
de observância e testes substantivos:
8.3.1 Testes de observância (controle)
Visam determinar o grau de confiança do sistema de
controle interno, estabelecido no âmbito da Câmara de Venda Nova do
Imigrante/ES, verificando o seu adequado funcionamento;
Têm o objetivo de comprovar a validade dos dados
produzidos pelos sistemas contábil e/ou administrativos do órgão, tomando como
referência os critérios aplicáveis ao objeto auditado.
São ferramentas operacionais de que se serve o
auditor para a obtenção de evidências. De modo a evitar o desperdício de
recursos humanos e de tempo, e ainda em atenção aos princípios da celeridade,
economicidade, eficiência, eficácia, é necessário observar a aplicabilidade de
cada técnica de auditoria, conforme cada caso.
8.5. As técnicas de auditoria podem abranger:
Consiste na técnica de auditoria efetuada in loco, permitindo ao auditor formar
opinião quanto à existência física do objeto ou item a ser examinado.
Possui as seguintes características:
§
Existência física: comprovação visual da
existência do item;
§
Autenticidade: discernimento da fidedignidade
do item;
§
Quantidade: apuração adequada da quantidade
real física;
§
Qualidade: comprovação visual ou laboratorial
de que o objeto examinado permanece em perfeitas condições de uso.
8.5.3 Confirmação com terceiros (ou circularização)
É a técnica utilizada pelo auditor para a obtenção
de declaração formal e independente de pessoas não ligadas ao Órgão ou unidade
(setor) auditada. Esta técnica é geralmente usada nas hipóteses de
insuficiência de confirmação positiva, e o documento hábil deve ser expedido,
conforme o caso, mediante ofício, comunicação interna ou circular, para
assegurar que a pessoa de quem se quer a confirmação recebeu, efetivamente, o
questionamento. Confirmação negativa é aquela obtida a partir da não resposta,
ou seja, quando a pessoa de quem se quer obter a confirmação de determinado
fato ou ato é expressamente questionada sobre o assunto a ser elucidado, com a
consequência de presunção de veracidade caso o questionado se omita em
responder.
8.5.4 Exame da documentação original
É a técnica adotada para as transações ou operações
que, por exigências legais, comerciais ou de controle, devem estar respaldadas
em documentos originais. Consiste em apurar, demonstrar, corroborar e concorrer
para provar, acima de qualquer dúvida cabível, a validade e autenticidade de
uma situação, documento ou atributo, ou a responsabilidade do universo
auditado, por meio de provas obtidas em documentos integrantes dos processos
administrativos, orçamentário, financeiro, contábil, operacional, patrimonial
ou gerencial da Câmara de Venda Nova do Imigrante/ES no curso normal de sua
atividade e dos quais o Auditor de Controle Interno se vale para evidenciar
suas constatações, conclusões e propostas de encaminhamento.
É a técnica utilizada pelo auditor com o objetivo
de verificar a exatidão dos valores presentes nos diversos documentos
examinados, tais como nas demonstrações financeiras, fichas de controle de
estoque, planilhas de medições, folhas de pagamento e outros elementos,
conforme o assunto objeto dos exames, com objetivo de se certificar da
igualdade entre ambos e, quando for o caso, identificar as causas das
divergências constatadas, avaliando ainda o impacto dessas divergências nas
demonstrações e relatórios do órgão público. As fontes-base de confirmação
podem ser de ordem interna e externa;
8.5.6 Exame dos registros contábeis
São análises de informações das demonstrações
contábeis e de outros relatórios financeiros por meio de comparações simples,
de aplicação de técnicas estatísticas plausíveis, de exames de flutuações
horizontais ou verticais e da utilização de índices de análise de balanços. Os
procedimentos de revisão analítica incluem, ainda, as relações entre dados
financeiros obtidos e o padrão previsto, bem como com informações relevantes de
outras naturezas, como custos com folha de pagamento e número de servidores.
É a técnica de coleta de informações junto a
pessoas conhecedoras de situações relativas à atividade do órgão, seu pessoal,
suas áreas, processos, produtos, transações, ciclos operacionais, controles, atividades,
legislação aplicável, operações, sistemas e ações relacionados direta ou
indiretamente à Administração Pública, para que o auditor obtenha, de forma
pessoal e direta, informações que possam ser importantes para sua fundamentação
no seu exame, para compreensão e formação de opinião sobre o objeto da
auditoria.
A entrevista deve ser conduzida de forma produtiva,
observando os seguintes aspectos:
§
O auditor deve identificar-se adequadamente
ao entrevistado e explicar o propósito de sua entrevista;
§
A sua postura deve ser exclusivamente a de
buscar informações;
§
Deve ser de, no mínimo, dois auditores
entrevistadores, evitando-se, porém, o excesso de auditores;
§
O auditor deve ter em mente que a informação
representa somente uma opinião ou um dado que precisa ser respaldado por outros
documentos, de modo a assegurar a sua confiabilidade, ainda que confirmada por
escrito pela pessoa entrevistada;
§
Caso a opinião do entrevistado seja relevante
e colabore com outras evidências já detectadas, deve ser relatada a fim de
subsidiar as conclusões a serem formuladas;
§
Após a realização da entrevista, deve-se
solicitar aos entrevistados, a declaração formal, escrita. Ressalte-se que,
mesmo em casos onde os atos não existiram deve o responsável pela unidade
(setor) auditada declarar expressamente tal inexistência.
8.5.8 Exame de livros e registros auxiliares
É a técnica para a verificação da fidedignidade dos
registros que dão suporte ao registro principal. O uso dessa técnica deve
sempre ser conjugado com o de outras que possam comprovar a fidedignidade do
registro principal.
8.5.9 Correlação entre as informações obtidas
É a técnica destinada a verificar a correlação
entre as informações das diversas áreas de controle do auditado.
8.5.10 Observação direta das atividades
É a técnica utilizada para identificar,
visualmente, erros, problemas ou deficiências em determinado processo ou
operação. Observados os sistemas de controle interno, o auditor definirá quais
procedimentos ou técnicas a serem aplicadas e a extensão do seu trabalho.
Será utilizada na auditoria para obter informação
sobre um todo (população), quando só seria viável ou recomendável o exame de
uma parte dos elementos desse todo (amostra), devendo o auditor primar pelo princípio
da impessoalidade.
8.5.12 Amostragem Estatística (ou Probabilística)
Baseia-se em critérios matemáticos e exige que a
amostra selecionada apresente um comportamento mensurável em termos das leis de
probabilidade. Quando um teste de auditoria é baseado nela, seu resultado pode
ser representativo da situação da população da qual foi extraída a amostra,
dentro de um grau de confiança estipulado. Ou seja, o auditor restringe
premeditadamente seu trabalho às operações, pontos críticos ou períodos, que se
enquadram em certos parâmetros previamente definidos. Os testes em seleção
direcionada podem ser baseados em valor, tipo de atividade ou período de
atividade.
8.5.13 Amostragem Subjetiva (ou Não Probabilística)
O auditor baseia seu trabalho em documentos ou
formulários críticos de determinado número de transações ou eventos escolhidos
aleatoriamente, mas obedecendo a critério metodológico predeterminado.
8.5.14 Amostragem aleatória simples
Embora a amostragem aleatória simples não seja,
necessariamente, a estratégia amostral mais eficiente e econômica, ela funciona
como base para as estratégias mais sofisticadas.
O elemento-chave de qualquer estratégia amostral é a
obtenção e manutenção de um cadastro atualizado de todos os itens ou indivíduos
que compõem a população da qual será extraída a amostra.
Caso alguns grupos de itens ou indivíduos não sejam
adequadamente contemplados pelo cadastro, a população-alvo e a verdadeira
população diferirão. Dessa forma, as estimativas geradas pelas amostras
aleatórias serão válidas para a população-alvo, mas visadas para a verdadeira
população.
8.5.15. Amostragem Aleatória Estratificada
Quando os elementos da população puderem ser
agrupados em conjuntos homogêneos (estratos), pode-se utilizar a amostragem
aleatória estratificada, selecionando-se uma amostra para cada estrato. Os
tamanhos das amostras e as estatísticas estimadas são independentes. Ao se
combinar as estimativas de cada estrato, obtém-se uma estimação para toda a
população. Na estratificação da população, cada elemento deve constar de um
único estrato, ou seja, os estratos não podem possuir interseções, enquanto que
o conjunto de elementos de um estrato deve ser o mais homogêneo possível em
relação à característica que se pretende examinar, como ilustrado pela Figura
1.2.
A amostragem estratificada apresenta as seguintes
vantagens:
a) com relação à amostra aleatória simples,
supondo-se que haja um acréscimo no volume de informação acerca da população em
decorrência da estratificação (p. ex., o desvio-padrão observado em cada um dos
estratos é substancialmente inferior ao desvio-padrão do conjunto da
população):
§
obter precisão semelhante com uma amostra
total menor;
§
obter maior precisão com uma amostra total
igual;
b) obter estimativas para cada estrato, se essas
estimativas forem úteis;
c) dar maior atenção a certos grupos dentro da população
que têm uma propensão muito alta ou muito baixa a apresentar a característica
examinada.
A estratificação pode ser útil também se os custos
de auditoria são diferentes para cada estrato (por ex., entrevistas de contato
direto em alguns casos e questionários enviados pelo correio em outros).
Por qualquer método, obedece às seguintes
fases:
§
Quantificação da amostra, dimensionada em
função dos controles internos existentes na unidade (setor) auditada e dos
objetivos da auditoria;
§
Seleção e identificação da amostra;
§
Seleção de procedimentos de auditoria
aplicáveis à amostra, e;
§
Avaliação dos resultados da amostra.
Por fim, deve-se considerar no processo de
planejamento que o ponto de partida de toda amostra é o plano amostral, o qual
documenta os passos e os procedimentos envolvidos na utilização de técnicas de
amostragem, devendo envolver as etapas definidas a seguir:
a) estipular os objetivos do uso de técnicas de
amostragem, explicando-se o porquê da não-utilização de um censo;
b) definir os elementos da população, ou seja, os
indivíduos ou objetos acerca dos quais serão feitas estimativas;
c) definir o tamanho da população, recorrendo, se
necessário, a estimativas;
d) examinar o cadastro da população ou, caso não
esteja disponível, a descrição dos itens relevantes para a seleção;
e) descrever a técnica de amostragem a ser
utilizada e justificar a escolha;
f) descrever os procedimentos seguidos na execução
do trabalho;
g) estabelecer o nível de confiança;
h) determinar o tamanho da amostra e a precisão
desejada, o que frequentemente requer uma amostra preliminar;
i) escolher as técnicas de coleta, armazenamento e
análise dos dados.
|
QUADRO
RESUMO DA ANÁLISE DE RISCOS DE AUDITORIA |
||
|
Risco de auditoria |
Alto |
Baixo |
|
Nível de confiança |
O mais baixo |
O mais alto |
|
Avaliação do risco
inerente de detecção |
Baixo |
Alto |
|
Avaliação do risco de
detecção |
O mais alto |
O mais baixo |
|
Natureza dos testes a
realizar |
+ Controle - Substantivos |
- Controle + Substantivos |
|
Prova a obter nos
testes de controle |
Maior |
Menor |
|
Prova a obter nos
testes substantivos e custos relativos |
Menor |
Maior |
9. PAPÉIS
DE TRABALHO
Papéis de trabalho ou documentação de auditoria
corresponde aos documentos e anotações preparados em qualquer meio (como
formulários, folhas, fotos, áudio etc., tanto em meio físico como em meio
eletrônico) com informações e provas elaborados diretamente pelo Agente de
Controle Interno ou por sua solicitação e supervisão, ou por ele obtido, que
registram as evidências dos trabalhos executados (procedimentos adotados,
testes realizados e informações obtidas) e fundamentam sua opinião e
comentários.
Papéis de trabalho são os documentos que constituem
o suporte de todo o trabalho desenvolvido pelo auditor relacionados a auditoria
e ou inspeção, contendo o registro das informações utilizadas, das verificações
a que procedeu e das conclusões a que chegou, incluindo a fundamentação e o
alcance do planejamento, do trabalho executado e das constatações da auditoria.
9.3 Papéis de Trabalho x cópia de documentos
Os papéis de trabalho não podem ser confundidos com
simples cópias de documentos. É necessário que sobre as cópias existam
observações, anotações, demonstrações, vistos e o que mais couber para sua
correlação com o relatório e pronta localização nos arquivos para serem
considerados papéis de trabalho.
Os papéis de trabalho têm as seguintes
finalidades:
§
Confirmar e fundamentar as opiniões e
relatórios do auditor;
§
Aumentar a eficiência e a eficácia da
auditoria;
§
Servir como fonte de informações para
preparar relatórios ou para responder a consultas da unidade (setor) auditada
ou de quaisquer outros interessados;
§
Servir como prova da observância às normas de
auditoria por parte do auditor;
§
Facilitar o planejamento e a supervisão;
§
Contribuir para o desenvolvimento
profissional do auditor;
§
Ajudar a garantir a execução satisfatória das
tarefas delegadas, e;
§
Proporcionar provas do trabalho realizado
para futuras referências.
Os papéis de trabalho devem ser suficientemente
detalhados para permitir a um auditor experiente, sem prévio envolvimento na
auditoria, verificar, posteriormente, o trabalho realizado para fundamentar as
conclusões.
Os papéis de trabalho devem ser elaborados e
organizados para atender às circunstâncias do trabalho e satisfazer às
necessidades do auditor para cada auditoria.
9.7. Tipos de papéis de trabalho
§
Os preparados pelo auditor;
§
Os preparados pelo auditado;
§
Documentos originais ou cópias;
§
Cartas de confirmação de terceiros.
9.8 Aspectos Gerais dos Papéis de Trabalho
Devem ser concisos, transmitindo o máximo de
informações com o mínimo de palavras;
Devem ser objetivos, concentrando-se no que é
relevante e suficiente para transmitir a ideia;
Devem ser apresentados de forma lógica, em uma
ordem de raciocínio que conduza a uma conclusão;
Devem apresentar informações completas, contendo
todas as informações julgadas necessárias para fundamentar a opinião do
auditor, no desenvolvimento do relatório e na sua conclusão.
Os papéis de trabalho devem ser revisados para
assegurar que o trabalho foi desenvolvido conforme o planejado e as conclusões
e os resultados estão de acordo com os registros. A primeira revisão dos papéis
de trabalho deve ser feita pelo próprio Agente de Controle Interno e deve ser a
mais detalhada, para certificar-se de que suas conclusões se coadunam com suas
apurações e registros e de que não existem erros que possam comprometer os
resultados. Uma maneira eficaz de assegurar a consistência dos papéis de
trabalho é submetê-los à revisão de auditor distinto, que o tenha elaborado.
Além disso, devem analisar se as conclusões e as
propostas de encaminhamento são aderentes e decorrem logicamente dos fatos
apresentados.
Concluída a revisão, o relatório de auditoria deve
ser datado e assinado por todos os membros da equipe de auditoria (incluindo o
Controlador Interno).
Quanto ao conteúdo do relatório de auditoria (em especial
os achados, conclusões e proposições), eventuais divergências existentes, sejam
no âmbito da equipe, ou com o Controlador Interno, devem ser registradas nos
autos, garantindo assim a independência de opinião tanto do Agente de Controle
Interno que foi responsável pela execução dos trabalhos, quanto daqueles que
foram responsáveis por todos os níveis de revisão.
9.9 Classificação dos papéis de trabalho
Os papéis de trabalho são classificados segundo a natureza
da informação que contêm e o seu respectivo arquivamento em:
Caso sejam utilizados por mais de um período e/ou
mais de uma auditoria, (mantidos em constante atualização nos períodos
seguintes) e cujas informações estejam relacionadas com a organização e
atividades da Câmara;
Exemplos: Identificação da Unidade, Legislação e
Normas aplicáveis, Estrutura Organizacional, Matriz de Planejamento, Rol de
Responsáveis, Matriz de Responsabilização, Relatórios de Auditorias Internas,
Decisões sobre as Prestações de Contas, Informações necessárias à avaliação do
Controle Interno, Cópias dos principais contratos, lista de responsáveis, plano
de contas, dentre outros;
Quando contêm as informações relacionadas com o
tipo e a forma de auditoria em execução, devendo sempre conter os objetivos do
exame, comentários sobre as falhas, detalhes dos testes efetuados e a conclusão
do auditor.
Exemplo: Matriz de Planejamento, memória de
discussão com os servidores da unida de auditada, expedientes emitidos e
recebidos documentos de circularização, ofícios e outros);
Todos os documentos de auditoria, ou papéis de
trabalho, deverão receber um código alfanumérico sequencial (NAG 4408.12 e NAG
4408.12.1) no formato PT000, seguido de uma breve descrição de seu conteúdo.
Sendo que os códigos serão posteriormente introduzidos pela Unidade Central de
Controle Interno e devidamente aprovados, via portaria, pelo Presidente desta
Casa de Leis.
9.10. Elaboração de papéis de trabalho
Uma vez definida e validada a matriz de
planejamento, passa-se à elaboração dos instrumentos de coleta de dados que
serão utilizados durante a execução da auditoria. Cada técnica de coleta de
dados (por exemplo: entrevista, questionário, e observação direta) possui um
instrumento próprio, a ser desenhado de forma a garantir a obtenção de
informações relevantes e suficientes para responder às questões de auditoria.
Orientar a execução da técnica empregada, por
exemplo, um roteiro de entrevista;
Na fase de execução: auxiliar na documentação dos
achados, como exemplo, um extrato de entrevista;
Auxiliar na revisão dos achados e sua sustentação
em termos de evidências;
9.10.5 Término do planejamento
A equipe de auditoria deverá estar com todos os
papéis de trabalhos que serão utilizados na fase de execução prontos.
10. DO
PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA - PAAI
As atividades de auditoria interna serão orientadas
pelo Plano Anual de Auditoria Interna. Após elaborado o plano pela UCCI,
dar-se-á ciência ao Presidente da Câmara Municipal de Venda Nova do
Imigrante/ES.
O processo de seleção do objeto de auditoria é o
primeiro estágio do ciclo de auditoria. Sua importância reside na definição de
um objeto que ofereça oportunidade para a realização de auditoria que contribua
para o aperfeiçoamento da administração pública e forneça à sociedade opinião
independente sobre o desempenho da atividade pública.
Tal processo de seleção é necessário porque o campo
de atuação da UCCI é muito amplo, se comparado aos seus recursos, que são
limitados, em especial o humano, haja vista o quase sempre reduzido número de
servidores na Unidade e a disponibilidade de horas a serem utilizadas para os
exames.
Considera-se, também, a necessidade de
especialização na matéria a ser auditada, que, muitas vezes, requer a
participação em eventos de capacitação. Tal necessidade deve ser explicitada
quando da alocação de horas anuais dos servidores envolvidos nas auditorias.
Da mesma forma, devem ser privilegiados objetos a
serem auditados que tragam resultados quanto à relevância econômico-financeira
de eventuais achados, aplicando métodos, técnicas e padrões de trabalho de modo
a priorizar os resultados administrativos almejados, que devem sempre implicar
no aperfeiçoamento da gestão e da atuação do controle interno.
Tendo em vista a necessidade de desenvolvimento do
conhecimento técnico da unidade de controle e as falhas que possam ainda ser
observadas na Administração em face do descumprimento de normas elementares de
gestão pública, é recomendável que sejam adotadas, nessa fase de atuação a auditoria direta de conformidade, mas no
conceito de AUDITORIA BASEADA EM RISCO.
Essa opção tem como escopo os exames das operações
e transações de natureza contábil, financeira, orçamentária e patrimonial, com
o objetivo de emitir uma opinião sobre a adequação dos controles internos
tomadas em conjunto, assim como verificar o atendimento às leis, normas e
regulamentos aplicáveis, além dos aspectos de moralidade e legitimidade dos
atos administrativos, com foco em eventos futuros e não em processos passados.
Ressalte-se que das fases do processo de auditoria
(planejamento, execução, relatório e acompanhamento), a definição e implantação
do planejamento das auditorias requer que se busque a adequação dos resultados
pretendidos com os recursos humanos e materiais disponíveis às horas
disponíveis de auditoria, evitando-se restringir a escolha dos objetos e sua
abrangência, delimitando-se, sempre que conveniente, apenas e tão-somente a
quantidade de itens a serem auditados.
O Plano Anual de Auditoria Interna - (PAAI) tem
como objetivo o planejamento e o dimensionamento das auditorias a serem
realizadas, visando priorizar a atuação preventiva e o atendimento aos padrões
e diretrizes indicados pela legislação correlata. Requer, também, especial
atenção às normas decorrentes do entendimento do Tribunal de Contas, buscando
privilegiar o fortalecimento da estrutura do controle interno. Na elaboração do
PAAI, observado o conceito de Auditoria Baseada em Risco, devem ser
consideradas variáveis como materialidade, relevância e criticidade, a fim de
que seja apurado o risco com relação às unidades/setores ou áreas a serem
auditadas, tornando o planejamento um documento calçado na objetividade e
revestindo-o de impessoalidade. Essa definição é essencial para fins de
delimitação das áreas de exame, possibilitando que se explicite um cronograma
das auditorias a serem realizadas nas unidades do Órgão, fixando o lapso em que
se darão os exames, explicitando de forma bastante destacada as fases de
planejamento, execução, relatórios e monitoramento.
Por fim, vale registrar que o PAAI tem por escopo a
realização de auditorias proativas em objetos pré-definidos, o que não deve
inviabilizar a realização, quando necessário e após autorização superior, de
auditorias relativas em objetos específicos, tendo em vista a relevância e
urgência, especialmente o atendimento às Tomadas de Contas determinadas pelo
Tribunal de Contas.
10.3 Auditoria Baseada em Risco: Materialidade, Relevância e Criticidade
Risco é qualquer evento que possa impedir ou
dificultar o alcance de um objetivo. A Auditoria Baseada em Risco exige mudança
de perfil e de foco dos auditores, que tradicionalmente são preparados para
avaliar processos e ações do passado, mas que precisam utilizar técnicas não
relacionadas à sua formação acadêmica tradicional, principalmente de
planejamento e orçamento, sistemas de informações, indicadores, etc.
10.3.1 MATERIALIDADE, RELEVÂNCIA E CRITICIDADE.
As variáveis básicas utilizadas para estabelecer o
grau de priorização dos trabalhos de auditoria, usando a filosofia do risco,
são a materialidade, relevância e criticidade.
Importância relativa ou representatividade do valor
ou do volume dos recursos envolvidos, isoladamente, ou em determinado contexto.
Aspecto ou fato considerado importante, ainda que
não seja economicamente significativo para o alcance dos objetivos do Órgão.
Representa a composição dos elementos referenciais
de vulnerabilidade, das fraquezas, dos pontos de controle com riscos latentes.
É condição imprópria por ilegalidade, ineficácia ou por ineficiência de uma
situação gerencial.
10.4 Avaliação do risco de auditoria
Como instrumentos de apoio na elaboração do Plano
Anual de Auditoria Interna (PAAI), poderão ser utilizadas avaliações de risco;
As ações de controle visam cobrir as áreas em que
os riscos são considerados os mais elevados permitindo, no entanto, uma
cobertura equilibrada e contínua do âmbito da ação de controle, com o objetivo
de reduzir o risco a um nível aceitavelmente baixo.
Desta forma, a análise do risco de auditoria é um
processo que acompanha a equipe de auditoria ao longo de todo seu trabalho,
devendo este ser conduzido, não no sentido da sua eliminação, mas sim no
sentido de o reduzir a níveis aceitáveis.
O conceito de risco de auditoria deve contemplar os
efeitos conjugados dos diversos fatores que afetam, de forma direta e
significativa, a qualidade da informação em apreço, bem como outras
contingências e incertezas que resultem da impossibilidade de reconstituição
integral de todas as operações a controlar.
10.5 Metodologia e os critérios para avaliação de riscos
Estão definidos na competente Matriz de Risco,
pautada em critérios objetivos e impessoais, mediante levantamento geral de informações,
consideradas a materialidade, relevância e risco.
O Plano Anual de Auditoria Interna, contemplará as
horas de trabalho compatíveis com a provável demanda, destinadas à realização
das auditorias por segmentos (regulares/ordinárias e/ou extraordinárias). Além
de uma reserva de horas destinadas a outros trabalhos eventuais de auditoria
interna que possam se tornar necessários ao longo do exercício, como por
exemplo, os relacionados a demandas provocadas pelo Presidente da Câmara
Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES, e pelo Tribunal de Contas do Estado.
10.7 Elaboração da Matriz de Risco
10.7.1 O mapeamento dos riscos
Classifica as unidades (setores) auditáveis de
acordo com o grau de exposição destas ao risco e não por elas serem em si
mesmas um risco à Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES;
10.7.2 Análise de identificação das unidades
Procedimentos e processos administrativos
auditáveis a serem selecionados considerando a prioridade e complexidade
envolvidas;
10.7.3 Selecionados os procedimentos e processos administrativos a serem
auditados
A equipe de auditoria definirá objetivos, extensão,
metodologia, procedimentos de análise, recursos a serem utilizados e prazo para
a realização dos trabalhos. A competente Matriz de Risco será elaborada em
atenção à Instrução normativa SCI CMVNI n. 06/2017.
11. PLANEJAMENTO DA
AUDITORIA INTERNA
As auditorias devem ser planejadas de modo a
garantir sua qualidade e executadas de forma eficiente, eficaz e oportuna. A
visão antecipada dos objetivos a serem alcançados e dos resultados a serem
obtidos são fatores fundamentais para o sucesso da auditoria.
Identificar aspectos importantes no campo de
atuação da unidade (setor) auditada, para determinar a relevância das questões
a serem elaboradas;
Considerar a forma e o conteúdo dos relatórios de
auditoria, para adequar os assuntos.
Considerar os objetivos da auditoria e os
procedimentos de verificação necessários para alcançá-los, visando o método de
auditoria mais adequado;
Identificar os principais sistemas de controle da
unidade (setor), avaliando-os previamente para descobrir seus pontos fortes e
fracos;
Realizar um exame para verificar se foram adotadas
providências adequadas com relação a constatações e recomendações de auditoria
e/ou inspeções comunicadas anteriormente;
11.2.6 Documentação apropriada
Reunir a documentação apropriada referente ao plano
de auditoria proposto;
Considerar a amplitude do objeto a ser auditado, convocando
o apoio de outras unidades (setores) e/ou servidores, sempre que necessário.
Disponibilizar tempo suficiente para a fase de
planejamento, sendo que a execução deve ser suficiente para a consecução dos
objetivos;
Nivelar o detalhamento suficientemente, de modo a
maximizar os benefícios da auditoria;
11.2.10 Analisar as informações disponíveis
Obter a análise das informações disponíveis e
necessárias sobre o objeto auditado, inclusive quanto aos sistemas
informatizados e aos controles internos a ele associados;
11.2.11 Definição do escopo, procedimentos e técnicas
Discutir de maneira suficiente, no âmbito da
Controladoria e/ou da equipe de auditoria, a respeito da definição do escopo,
dos procedimentos e técnicas a serem utilizadas;
11.2.12 Obtenção de evidências
Buscar obter evidências necessárias para
fundamentar a opinião dos auditores de controle interno;
11.2.13 Matriz de planejamento e o PAI
Desse modo, para assegurar que estes propósitos
sejam alcançados, a Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES, por
intermédio da UCCI, produzirá a Matriz de Planejamento, e/ou o competente Plano
de Auditoria Interna (PAI), com o intuito de delimitar e estabelecer o escopo
das auditorias no âmbito deste Órgão.
12.1. Elaboração da Matriz de Planejamento
Após a aplicação de técnicas que permitam o
diagnóstico da situação a ser auditada, deve-se elaborar o objetivo da
auditoria.
12.1.2 Determinar a linha de investigação
Mediante a formulação das questões de auditoria.
Determinar, para cada questão de auditoria, o que a
análise vai permitir dizer, ou seja, onde se deseja chegar com a investigação, identificar
as informações requeridas e onde obtê-las;
12.1.4 Escolher as estratégias metodológicas
Para responder as questões de auditoria e escolher
os métodos de coleta e análise de dados que serão empregados.
12.2 Etapas Da Matriz De Planejamento
Definição do macro objetivo da auditoria que se
relaciona com o tipo de auditoria, seja operacional/desempenho ou de
conformidade/regularidade.
Após definidas as unidades (setores) que merecem
maior atenção da auditoria, a equipe deve definir os objetivos específicos da
auditoria em cada unidade (setor). Por consequência, teremos uma matriz de
planejamento para cada unidade (setor) sobre a qual recairá a auditoria;
Determinar os objetivos específicos da auditoria
transformando-os em questões a serem respondidas, isto é, o desdobramento do
objetivo em perguntas que abordem os diferentes aspectos do escopo da auditoria
para satisfação de seu objetivo, ao mesmo tempo em que se discute onde se quer
chegar com os questionamentos (“possíveis achados”).
As questões de auditoria devem ser elaboradas de
forma a estabelecer com clareza o foco da investigação, e os limites e
dimensões que devem ser observados durante a execução dos trabalhos.
O enunciado da questão não deve extrapolar o
objetivo definido, de forma a não ampliar o escopo previsto para a auditoria.
Deve englobar, porém, todos os itens que se quer verificar. Deve-se ter
cuidado, no detalhamento da questão, quanto ao adequado dimensionamento e à
disponibilidade de informações requeridas e fontes de informações em nível
suficiente para respondê-la. Por outro lado, não se deve prever informações
requeridas ou conclusões (possíveis achados) que estejam fora do delimitado na questão.
Os possíveis achados são a outra face das questões
de auditoria, ou seja, são as constatações (respostas), que poderão ser obtidas
a partir das análises relacionadas às questões de auditoria. Na descrição dos
possíveis achados, na elaboração da matriz de planejamento, são necessárias
concisão e objetividade, limitando-se basicamente a descrever a “manchete” do
possível achado. É importante ressaltar que os possíveis achados devem
limitar-se ao escopo da questão de auditoria e com ela guardar coerência.
Quando necessário, deve-se ampliar o escopo da questão, incluir outra ou
limitar os possíveis achados. Os possíveis achados devem descrever exatamente o
que se espera como resposta ao questionamento, evitando generalizações como
“desobediência à norma aplicável”.
Nesta, procede-se à identificação das informações
necessárias, de suas respectivas fontes e das tarefas (procedimentos), que
deverão ser realizadas para buscá-las, por quem e quando.
Isto permitirá concluir se as questões de auditoria
têm condições de serem respondidas, ou seja, se, a princípio, há informações
suficientes e disponíveis, se a equipe domina as técnicas para coleta e
tratamento dessas informações e se as limitações encontradas são contornáveis.
Na coluna “Informações necessárias” devem ser
previstas e especificadas todas as informações para responder a questão de
auditoria.
A cada informação necessária apresentada deve ser indicada
pelo menos uma fonte. Da mesma forma, cada fonte de informação apresentada deve
estar associada a pelo menos uma informação requerida.
Os procedimentos são as atividades realizadas para
a obtenção dos produtos das “informações necessárias” da matriz de planejamento
para consecução do objetivo específico da matriz. Portanto, na medida do
possível, devem ser detalhados em tarefas descritas de forma clara, de modo a
não gerar dúvidas ao auditor e esclarecer os aspectos a serem abordados, bem
como expressar as técnicas a serem utilizadas. Assim, devem ser evitados
procedimentos sem o necessário detalhamento.
Ainda na matriz de planejamento devem ser indicados
os objetos nos quais cada procedimento será aplicado, se a equipe já dispuser
das informações necessárias sobre eles. A indicação dos objetos deve conter,
sempre que possível: o número, o ano e uma breve descrição do assunto a que
este se refere. Exemplos: aditivo de contrato; contrato; edital; folha de pagamento;
inventário; orçamento; processo (autos), processo de dispensa, processo de
inexigibilidade, processo licitatório, ...
12.2.9 Auditor Responsável e Período
A indicação do período e do membro responsável é
fundamental para que possa ser documentada a forma como será conduzida a
auditoria. O período de execução deve ser indicado para cada um dos
procedimentos.
A equipe deve atentar que o objetivo da indicação
não é o de firmar com exatidão a data em que o procedimento será executado, mas
sim, delimitar um período para a execução de cada procedimento ou de cada
questão de auditoria a fim de estimar qual seria o período total necessário
para a fase de execução, ou, quando a quantidade de dias de execução já está
pré-determinada, avaliar se todas as questões inicialmente previstas são
possíveis de serem realizadas.
13. PLANO DE AUDITORIA
INTERNA
13.1 Plano de Auditoria Interna
Dispensável este, após a elaboração da Matriz de Planejamento
quando esta se apresentar, segundo entendimento conjunto da equipe de
Auditoria, suficiente para o alcance do escopo proposto. A equipe e/ou o
Controlador deverá demonstrar seu entendimento nesse sentido de forma expressa.
Tal documento se apresentará no processo na forma de papel de trabalho.
As fontes internas referem-se às informações
disponíveis no âmbito da Câmara de Venda Nova do Imigrante/ES, tais como:
§
Sistemas informatizados;
§
Banco de dados da área correspondente;
§
Legislação aplicável, normas e instruções
vigentes, e;
§
Equipes que tenham participado de recentes
trabalhos na área a ser auditada.
São constituídas, dentre outros, dos seguintes elementos,
de acordo com as peculiaridades de cada área e o assunto a ser
investigado:
§
Arquivos que contenham publicações relativas
a contratos, licitações, atos de pessoal, contabilidade, dentre outras
informações;
§
Legislação específica (vinculação, finalidade,
estrutura organizacional, (NAG 4307 e NAG 4308.7), origem dos recursos
financeiros, diretrizes governamentais, recursos humanos e outros aspectos
pertinentes). E ainda as resoluções, os sistemas, rotinas, manuais e as
instruções normativas específicas aplicáveis ao objeto; (NAG 4307 e NAG
4308.4);
§
Prestação de contas dos últimos
exercícios;
§
Fiscalizações anteriores, incluindo os
respectivos papéis de trabalho;
§
Diligências ou outras decisões plenárias
pendentes de cumprimento;
§
Denúncias formuladas;
Referem-se àquelas disponíveis fora do âmbito da
Câmara de Venda Nova do Imigrante/ES, tais como:
§ Eventuais ações judiciais concernentes à Câmara de
Venda Nova do Imigrante/ES, e;
§ Informações, decisões e resultados decorrentes de
fiscalizações anteriores do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo.
13.4 Plano De Auditoria Interna
A critério da UCCI, poderá ser efetuado
levantamento junto a unidade (setor) a ser auditada objetivando a obtenção de
informações mais precisas, que possam subsidiar a elaboração do plano de
auditoria. Este é o plano de ação específica, detalhado para a auditoria,
destinado a orientar adequadamente o trabalho do auditor, permitindo-lhe,
ainda, complementá-lo ou alterá-lo quando circunstâncias imprevistas o
recomendarem.
A seleção deve considerar, principalmente, a
potencial contribuição da auditoria para a melhoria do funcionamento deste
Poder (efetividade da auditoria). A seleção deverá pautar-se,
preferencialmente, em critérios técnicos, tais como: Relevância,
Materialidade, e Risco, consoante elaboração da Matriz de Risco.
Para os efeitos deste MANUAL, adotam-se as
seguintes definições:
Áreas consideradas estratégicas ou prioritárias nos
instrumentos do planejamento da Gestão. Segundo a NAG n. 1122 – Relevância: é
critério de avaliação que busca revelar a importância qualitativa das ações em
estudo, quanto à sua natureza, contexto de inserção, fidelidade, integridade e
integralidade das informações, independentemente de sua materialidade.
Importância relativa ou representatividade do valor
ou do volume de recursos envolvidos, sendo o critério de avaliação de elementos
quantitativos, representativos em determinado contexto, pertinentes ao objeto
da auditoria governamental ou que se tenha deles provável influência nos
resultados das auditorias (NAG 1116).
Probabilidade de ocorrência de eventos futuros
incertos com potencial para influenciar o alcance dos objetivos da Instituição.
O risco é a possibilidade de ocorrência de eventos indesejáveis, tais como
erros, falhas, fraudes, desperdícios ou descumprimento de metas ou de objetivos
estabelecidos (NAG 4106.2). A utilização do conceito de risco no planejamento
de auditoria é importante (NAG 4311), na medida em que é necessário o
direcionamento dos esforços para áreas ou problemas críticos (NAG 4309).
Principalmente em auditorias em que o objeto é complexo, o risco é um critério
de seleção bastante útil. Se houver muitas atividades com eventos de risco
identificados, a equipe deve buscar parâmetros, como materialidade,
exequibilidade da ação de auditoria, relevância da atividade ou simplesmente o
julgamento profissional, sempre ouvido o responsável pela supervisão dos
trabalhos, para selecionar os que irão efetivamente contribuir para o
planejamento.
A fim de evitar dúvidas, no tocante a este Manual,
considera-se:
ERRO: ato não voluntário, não intencional, resultante de
omissão, desconhecimento, imperícia, imprudência, desatenção ou má
interpretação de fatos na elaboração de documentos, registros ou demonstrações.
Existe apenas culpa, pois não há intenção de causar dano, NAG. n. 1112.
FRAUDE: ato voluntário intencional de omissão ou
manipulação de transações, adulteração de documentos, informações, registros e
demonstrações. Existe dolo, pois há intenção de causar algum tipo de dano NAG.
n.1114.
13.6 O Plano de Auditoria Interna deverá incluir:
§
Objetos da fiscalização;
§
O período de realização da auditoria;
§
Finalidade;
§
Os critérios a serem observados como base de
comparação, julgamento e apreciação de desempenhos (se for o caso);
§
O pessoal técnico envolvido (responsáveis);
§
As etapas a serem cumpridas com os
respectivos cronogramas de execução;
§
Conforme as peculiaridades e necessidades de
cada área, poderão ser utilizadas Matrizes de Planejamento, que devem ser
dinâmicas, contínuas e flexíveis, bem como outros instrumentos no
desenvolvimento do Plano de Auditoria, a fim de sistematizar os trabalhos a
serem executados. (NAG 4306 e 4306.1).
§
Visto do responsável pela Unidade (setor)
auditada.
O Plano de Auditoria deverá ser aprovado pelo
Controlador da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES, e consistirá em
elemento de controle da auditoria.
14. EXECUÇÃO DA
AUDITORIA INTERNA
14.1 Reunião e Comunicação de Auditoria à unidade executora de controle
interno:
A reunião visa apresentar à unidade (setor)
auditada, em linhas gerais, o objetivo do trabalho a ser executado e solicitar
o apoio necessário ao bom desempenho das atividades que serão desenvolvidas,
ocasião em que será entregue a competente Comunicação Interna de apresentação
ao responsável pela Unidade. Deve constar da Comunicação Interna de
apresentação a informação de que a unidade (setor) encontra-se sob
fiscalização.
14.2 Requisição e Recebimento de Documentos e Informações
A requisição de documentos e informações, durante o
período de auditoria, deverá fixar prazo para seu atendimento, desde que não
comprometa o prazo de execução da auditoria.
O Termo de Solicitação e o de Termo de Reiteração
de documentos e informações deverão ser entregues mediante atestado de
recebimento ou protocolo interno da Câmara e constituirão papel de trabalho da
auditoria.
A Equipe de Auditoria solicitará à unidade (setor)
auditada que relacione os documentos apresentados aos respectivos itens do
Termo de Solicitação a que se referem.
Quando do recebimento dos documentos, o auditor
deverá verificar:
i) Tratando-se de cópias, se estão legíveis e autenticadas
(carimbo confere com original devidamente assinado por servidor responsável);
ii) Tratando-se de documentos originais, se estão
legíveis, datados e assinados;
iii) Conforme a natureza dos documentos fornecidos,
a assinatura e a autenticação a que se refere o item anterior poderão ser
substituídas por rubrica feita de maneira aleatória pelo auditado, mas sempre
de forma e quantidade razoáveis, objetivando demonstrar a autenticidade de toda
a documentação apresentada;
iv) Os documentos e informações que forem entregues
por meios não impressos (CD-ROM, PEN DRIVE, DVD-ROM, entre outros) deverão ser
acompanhados de memorando ou comunicação interna, detalhando suficientemente o
seu conteúdo, o que não dispensa a rubrica nos próprios CD-ROM e DVD-ROM, que deverão
ser entregues finalizados.
A critério da UCCI, poderá ser solicitado o
encaminhamento, com a antecedência necessária, da comunicação interna de
Auditoria ao responsável pela unidade (setor), com a finalidade de informar a
data prevista para apresentação da Equipe a unidade, e o número do processo que
lhe deu origem.
Quando for o caso, poderão ser solicitados
previamente documentos, informações, e senha para consulta aos sistemas
informatizados.
A entrega do comunicado interno de Auditoria não
suprirá a entrega da Comunicação Interna de Apresentação na data de início da
auditoria.
A execução da auditoria é a fase do processo na qual
as evidências são coletadas e examinadas, de modo a fundamentar os comentários
e opiniões do auditor. Essa fase envolve o exame de registros e documentos,
assim como a avaliação de processos e sistemas orçamentários, financeiros,
patrimoniais e operacionais, com vistas a informar sobre a confiabilidade do
sistema de controles internos, a legalidade, legitimidade, impessoalidade,
moralidade e publicidade dos atos, a regularidade das contas, o desempenho da
gestão (NAG 4400).
Segundo as Normas de Auditoria Governamental (NAG),
subsidiariamente aplicável à este manual, a execução dos trabalhos de auditoria
governamental deve incluir:
i) A avaliação de controles, eventos, operações e
transações; O exame de registros e documentos, a realização de provas e a
documentação das informações em meio eletrônico ou físico (NAG 4407.1);
ii) O desenvolvimento dos achados de auditoria
encontrados durante os exames, mediante análise de critérios, causas e efeitos
(NAG 4407.2);
iii) A obtenção da opinião da unidade (setor)
auditada (NAG 4407.3);
iv) O desenvolvimento de conclusões e recomendações
(NAG 4407.4).
Os indícios apurados, entretanto, devem ser
confirmados, por documentação idônea e completa, obtida junto à unidade (setor)
auditada (comunicação a unidade auditada).
As auditorias serão realizadas no horário de
funcionamento da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES, podendo a
realização se dar em período diverso, desde que haja a aquiescência entre
auditores e auditados e o motivo seja importante para o alcance do objetivo da
auditoria.
15.
EVIDÊNCIAS E ACHADOS DE AUDITORIA (MATRIZ DE ACHADOS)
São o conjunto de fatos comprovados (provas),
suficientes e competentes, obtidos com a aplicação dos procedimentos de
auditoria de modo a documentar os achados e respaldar as opiniões e conclusões
do auditor.
As evidências são assim, o conjunto de elementos
devidamente coletados e registrados ao longo da auditoria, por meio de
observações, inspeções, entrevistas, exames de documentos, entre outros
procedimentos de auditoria, que se constituem em material probante dos achados.
São os elementos que comprovam que a situação encontrada (condição) está em
desacordo com os critérios (NAG 4409). Para dar sustentação aos achados de
auditoria, esses elementos devem atender aos requisitos básicos dos achados.
As constatações, conclusões e recomendações de
auditoria devem basear-se em evidências de auditoria, conforme segue:
São objetos e materiais que podem ser visualizados
e tocados. São objetos que provam determinadas constatações. A amostra física,
para ter valor, não pode ser reduzida a um arquivo eletrônico.
É o tipo mais comum de evidência. São os documentos
internos e externos à unidade (setor) auditada, como ofícios, cartas,
memorandos, ordens bancárias, comunicação interna, circulares e outros que
comprovam as operações.
É obtida por intermédio de entrevista ou
questionários. Esse tipo tem valor limitado como prova, pois a técnica de
entrevista ou mesmo os questionários escritos são utilizados para a obtenção de
pistas, opiniões, indícios de determinadas operações. A evidência testemunhal
deve ser corroborada por outras evidências.
É a obtida por meio de cálculos amostrais, fórmulas
matemáticas, comparações, raciocínio lógico, gráficos, tabelas ou
demonstrativos que permitam ao auditor interno, chegar a conclusões.
Quando for conveniente, o auditor deve escolher
cuidadosamente as técnicas de compilação de dados e de amostragem.
Quando dados obtidos por meio de sistemas
computadorizados, constituírem parte importante da auditoria e sua
confiabilidade for essencial para o alcance dos objetivos pretendidos, os
auditores precisam certificar-se de sua fidedignidade e pertinência.
Os auditores devem ter conhecimento adequado das
técnicas e procedimentos de auditoria para obter suas evidências de auditoria,
resguardado para todos os fins a boa-fé do auditor.
Os auditores devem verificar se as técnicas usadas
são suficientes para detectar adequadamente todos os erros e irregularidades
quantitativamente e qualitativamente relevantes.
A escolha dos métodos e procedimentos deve levar em
conta a qualidade das evidências de auditoria a serem obtidas, as quais devem
ser adequadas, pertinentes e razoáveis.
As evidências devem ser inseridas no processo
administrativo relativo ao relatório de auditoria, em volumes cuja quantidade
máxima de folhas deverá observar a normatização interna da UCCI. Lavrando-se
termo de encerramento do volume após atingir essa quantidade.
Achados de auditoria são fatos relevantes que
representam desvios de normas e/ou procedimentos, e cuja constatação decorre do
processo de verificação e análise realizada pela auditoria, na fase de execução
dos trabalhos.
15.6 Requisitos básicos de um achado de auditoria
15.6.1 O caráter de anormalidade
Refere-se à fuga aos preceitos técnicos e legais
aplicáveis aos fatos e atos inerentes à gestão de recursos públicos;
Refere-se ao grau de influência que ele pode ter no
resultado final da auditoria (o fato, portanto, deve ser relevante para que
mereça ser relatado);
Refere-se à motivação das evidências juntadas ao
relatório;
Refere-se ao alcance bastante de elementos para
respaldar as conclusões resultantes (o trabalho deve fundamentar-se em uma base
sólida às determinações, recomendações e conclusões);
Refere-se à capacidade de convencimento em relação
àqueles que não participaram da auditoria, e;
Refere-se ao escopo, em sua forma de apresentação.
15.7 Atributos dos achados de auditoria:
É a própria existência do achado, determinada e documentada
durante a fase de execução da auditoria. Reflete o grau em que os critérios
estão sendo alcançados.
Em auditoria de conformidade, os critérios são as
próprias leis, resoluções, instruções normativas, decretos, ou normas e os
princípios de contabilidade usados como parâmetros pelo auditor para aferição
do grau de fidedignidade e/ou confiabilidade das demonstrações financeiras
apresentadas.
Em auditoria operacional, o desenvolvimento de
critérios para mensurar o desempenho pode levar em conta os objetivos da
organização a ser auditada, o desempenho de organizações de atividades
similares, boas práticas gerenciais, ou outros fatores.
É a razão pela qual a condição ocorreu, ou seja, a
origem da divergência que se observa entre a condição e o critério. Sempre que
possível, o auditor deverá buscar as causas do resultado adverso.
É o resultado adverso da condição encontrada, a
diferença existente entre a condição e o critério. Sempre que possível, deve a
mensuração do desvio ser feita em unidades monetárias, quantificando-se
possíveis danos ao Erário.
Desde que não seja comprometido o resultado dos
trabalhos, os esclarecimentos devem ser colhidos por escrito ao longo da fase
de execução, por intermédio de Termo de Solicitação, evitando-se mal-entendidos
e minimizando o recolhimento de informações posteriores.
A obtenção dos referidos esclarecimentos não supre
a eventual necessidade de sugestões de citação e/ou notificação e/ou determinação
na conclusão do relatório de auditoria.
15.8 Desenvolvimento da Matriz de Achados
É a forma de organizar as informações
correspondentes aos achados de auditoria. O desenvolvimento dos achados de
auditoria consiste em levantar evidências suficientes para a emissão de juízo
sobre o objeto da auditoria, por meio da comparação entre a situação encontrada
e os critérios fixados.
A situação encontrada deve ser clara o suficiente
para que o leitor entenda a ocorrência, pormenorizando a situação existente,
identificada e documentada durante a fase de execução da auditoria. Dessa
forma, apesar de alguns atributos ou aspectos do achado (objetos, critérios,
evidências, causas e efeitos) terem destaque em títulos específicos, não há
impedimento de que integrem, na profundidade necessária, também, o corpo do
texto da situação encontrada a fim de que o fato constatado fique devidamente
caracterizado em toda a sua extensão.
15.10 Períodos De Ocorrência Dos Fatos
Os períodos de ocorrência e de referência dos fatos
irregulares devem ser indicados na descrição da situação encontrada. A fim de
que não restem dúvidas, tal período deve ser mencionado ainda que coincida com
o período total sob exame. A menção do período é fundamental por dois motivos,
a saber, vinculação às contas (se for o caso) e associação dos fatos aos
responsáveis.
Devem ser indicados todos os objetos nos quais o
achado foi constatado. A indicação dos objetos deve conter, sempre que possível:
o número, o ano e uma breve descrição do assunto a que este se refere. Nas
situações em que a quantidade de objetos nos quais o achado foi constatado seja
excessiva, uma relação com a identificação dos objetos deve ser colocada como
apêndice do relatório. No corpo do relatório, no aspecto “Objetos”, deve ser
feita menção à referida relação.
São os instrumentos utilizados para aferir o grau
de conformidade pelo qual a unidade executora de controle interno cumpre as
responsabilidades que lhe foram determinadas, representando a base de avaliação
dos sistemas. Nas auditorias contábeis, as transações examinadas costumam ser
consideradas pelo auditor como “corretas” ou “incorretas”, “legais” ou
“ilegais”. Esses critérios em geral são preestabelecidos, pela legislação
relativa à unidade auditada. São fontes de extração de critérios, dentre
outros:
§
Leis que norteiam o funcionamento da Câmara
Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES;
§
Normas aplicáveis do Tribunal de Contas do
Estado do Espírito Santo;
§
Resoluções, instruções normativas e outras,
das unidades (setores) da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES;
§
Critérios utilizados previamente em
auditorias similares e/ou anteriores.
Quando os dados processados em sistemas
informatizados são importantes para os resultados da auditoria, é conveniente
adotar precauções adicionais com o propósito de obter evidências suficientes,
apropriadas e pertinentes de que os dados são válidos e confiáveis, se necessário
requerer a manifestação da unidade de tecnologia da informação;
Quando o objetivo primário da auditoria é a
confiabilidade de um sistema de informação, os auditores têm que efetuar uma
revisão dos controles gerais e aplicativos do sistema, convocando a devida
manifestação do servidor habilitado lotado na divisão de tecnologia de
informação.
15.14 Constatação ou Achados de Auditoria
A constatação ocorre quando uma determinada
condição não está em sintonia ou em conformidade com um determinado critério.
Na verificação dos achados de auditoria, a equipe deve observar os seguintes
fatores:
15.14.1 Analisar as circunstâncias
Refere-se ao momento da ocorrência do fato e não às
circunstâncias existentes na época da auditoria;
15.14.2 Informações relevantes
Considerar apenas as informações relevantes à
análise e desprezar as que não contribuem para a compreensão do fato;
15.14.3 Submeter os achados à crítica
De modo a avaliar a consistência entre causa e
efeito;
15.14.4 Examinar os achados de forma completa
Para obter bases sólidas das evidências necessárias
às conclusões e recomendações;
15.14.5 Realizar estudo dos achados
Realizar estudo dos achados, e se possível, por
equipe multidisciplinar, de modo a serem examinados sob diversos pontos de
vista;
Sobre decisões ou práticas de servidores da unidade
(setor) auditada e fundar conclusões e propostas de encaminhamento nos
resultados ou efeitos das decisões tomadas ou das práticas adotadas;
15.14.7 Efeitos econômicos ou Financeiros
Indicar, quando possível, os efeitos econômicos ou
financeiros do ato ou fato objeto do achado.
15.15 Desenvolvimento de um Achado de Auditoria
O auditor ao desenvolver um achado de auditoria, deverá
necessariamente, levantar as seguintes considerações:
É a verificação do fato ocorrido. É a situação
existente, determinada e documentada durante a auditoria;
É a descrição da situação real (ideal), com base em
normas de controle interno, legislação aplicável, princípios fundamentais de
contabilidade, boas práticas administrativas, etc;
Identificações das razões que levaram a ocorrência
dos fatos. Representam os motivos pelos quais ocorreu um desempenho inadequado
ou não. Da correta identificação das causas depende a correta elaboração das
recomendações de forma construtiva.
A causa de um achado é a razão da discrepância
entre a condição e o critério. É, pois, o ato, o fato ou o comportamento que
contribuiu significativamente para a divergência entre a situação encontrada e
o critério.
A investigação das causas deve ser feita para dar
consistência às propostas de encaminhamento, já que é pelas causas que se
identificam as ações corretivas necessárias para a solução de um problema, seja
pela aplicação de penalidades ou para que a Equipe de Auditoria delibere sobre
medidas que evitem ocorrências similares.
A “causa” está intimamente relacionada à imputação de
responsabilidades em relação aos fatos encontrados na auditoria. As causas do
achado negativo conduzem a equipe a identificar os responsáveis pelo ocorrido.
Elas podem ser objetivas (omissões, vulnerabilidades em função de deficiências
ou inexistência de controles internos, riscos mal gerenciados que se
materializaram) e/ou subjetivas (negligência, imprudência, imperícia).
É importante que a causa seja conclusiva, para que
possa atender aos seus principais objetivos, quais sejam, fornecer elementos
para que sejam imputadas, ou não, responsabilidades aos responsáveis (causas
subjetivas) e fornecer elementos para que a Equipe de Auditoria possa
determinar medidas para minimizar a possibilidade de que a irregularidade volte
a ocorrer (causas objetivas). Dessa forma, deve-se evitar a apresentação como
causa de “possível interesse [...]” ou “possível inadequação [...]”.
As causas não devem ser confundidas com o fato
irregular em si. Desse modo, por exemplo, não são causas o descumprimento de
normativos, a inobservância da legislação ou de entendimentos firmados pelo
TCEES, a utilização de critérios subjetivos e a nomeação de servidores, não
integrantes da carreira, para ocupação de cargos comissionados. As causas
seriam os fatores que levaram ao descumprimento, à inobservância, à utilização
de critérios subjetivos ou à nomeação.
As informações prestadas pelo responsável podem, na
realidade, não significar as verdadeiras causas de um achado. Portanto, a
equipe de auditoria deve firmar sua convicção buscando evidências das causas;
Identificação detalhada dos efeitos provocados pelo
fato ocorrido. São os fatos que demonstram a necessidade de ações corretivas em
resposta aos problemas identificados.
Na descrição dos efeitos deve-se levar em consideração
que as causas e os efeitos estão relacionados. A relação causa e efeito deve
estar clara para que a equipe possa elaborar propostas de encaminhamento
práticas e significativas no sentido de efetivamente colaborar com a boa
gestão.
Os efeitos podem estar circunscritos a setores
isolados ou atuar de forma mais abrangente, constituir fatos isolados ou
interferir no sistema como um todo, podem, inclusive, ultrapassar a área sob
análise. Os efeitos podem ser reais (concretos), ou seja, aqueles cuja ocorrência
for comprovada. Podem, também, ser potenciais (riscos), aqueles que ainda podem
(ou não) se concretizar em decorrência do achado.
A análise e o registro do “efeito” de cada
ocorrência servem para dimensionar a relevância e a gravidade do próprio achado
negativo (ou eventuais benefícios no caso de achados positivos) além de
fornecer elementos para a formulação das propostas de encaminhamento
específicas destinadas à sua reversão, quando possível.
O efeito não deve ser confundido com o fato
irregular em si. Desse modo, por exemplo, a ilegalidade de concessões de
pessoal não é efeito. O efeito seria o prejuízo gerado pelos pagamentos
indevidos.
Noutro exemplo, a inobservância da legislação em
processos licitatórios não é efeito, a infração à legislação é a irregularidade
em si, cuja causa deve-se compulsar. Os efeitos, reais ou potenciais, sempre
que possível devem ser dimensionados;
15.15.5 Opinião da Unidade (setor) Auditada
Relato da posição da unidade auditada frente à
condição encontrada, mediante sua expressa manifestação;
É o posicionamento do auditor após a confrontação
da posição encontrada, critérios, causa, consequência e a opinião da unidade
(setor);
15.15.7 Recomendação/Proposta de encaminhamento
Sugestões propostas pelo auditor para regularização
da situação encontrada, se aplicável. Nas propostas de encaminhamento são
consignadas as medidas preventivas, corretivas, processuais ou materiais que a
equipe avalia que deve determinar ou recomendar sejam adotadas para os fatos
identificados.
Na matriz de achados, devem ser consignadas, como
propostas de encaminhamento, as oitivas, determinações e recomendações pugnadas
pela equipe de auditoria para a regularização da situação inadequada, quando
aplicável. Tais proposições correspondem às ações demandadas do gestor para
compatibilizar a situação encontrada aos critérios estipulados e se baseia na
relação de causa e efeito apontada no desenvolvimento do achado. Deve ser
elaborada para suprimir as causas do achado de auditoria e eventualmente
reparar os efeitos;
Neste elemento da matriz de achados deve-se
registrar o que se espera como consequência do acolhimento das proposições
realizadas pela equipe de auditoria para sanar as causas do achado.
Em última instância, poder-se-ia pensar que os
benefícios esperados seriam a reversão do achado de auditoria, mas, de fato, o
que se pretende com este elemento é descrever analiticamente as alterações de
aspectos específicos da situação encontrada, decorrentes da intervenção
recomendada.
Uma vez que a implementação das propostas de
encaminhamento deve gerar produtos objetivamente avaliáveis, os benefícios
esperados estão relacionados diretamente às transformações que esses produtos
promoverão na situação analisada.
No processo de desenvolvimento do achado de
auditoria deve-se atentar para a diferença entre causa e consequência, pois a
linha que as separa é bastante tênue.
Ao analisar um fato, pode-se constatar que para cada
condição teremos uma causa e uma consequência, mas que poderão ser
respectivamente uma causa e uma consequência de outra condição.
16. MATRIZ DE ACHADO
PRELIMINAR
Refere-se ao momento em que a Equipe e/ou auditor
deve apresentar a Matriz de Achados preliminar ao responsável para que
este possa se manifestar e tecer seus comentários.
Na execução dos trabalhos de auditoria, deve-se
incluir a obtenção da opinião da unidade auditada (NAG 4407.3), salvo nos casos
em que represente risco à equipe ou à consecução do objetivo da fiscalização.
16.2 Normas Relativas à Comunicação de Resultado
A equipe de auditoria, dará ao responsável pela
unidade (setor) auditada a oportunidade de fazer comentários ou de dar explicações
sobre os achados (de modo a esclarecer circunstâncias e fatores que
contribuíram para sua ocorrência), deve colher por escrito os esclarecimentos
do responsável da unidade (setor) auditada acerca dos achados de auditoria,
evitando-se mal entendidos e minimizando o recolhimento de informações
posteriores.
Deve ser requerido ao responsável pela unidade
(setor) auditada, que informe se concorda ou não com cada achado, assim como os
esclarecimentos e justificativas que entenda pertinentes, sobre os achados,
anexando, em caso de discordância, documentação comprobatória. Deve-se
solicitar, ainda, que se manifeste em relação às proposições oferecidas pela
equipe de auditoria, permitindo-lhe, caso entenda pertinente, apresentar
proposta alternativa.
Somente deverão ser apresentadas para discussão as
proposições que versem sobre medidas corretivas ou propostas de melhoria, não
devendo constar proposições relacionadas à responsabilização. Com a adoção
desse procedimento, ao fim da fase de execução da auditoria, a equipe de
auditoria terá em mãos os esclarecimentos prestados formalmente pela unidade
(setor) auditada, acerca dos pontos importantes a serem contemplados no
relatório.
Os comentários dos responsáveis devem, sempre que
possível, ser incorporados, de forma resumida, no relato dos achados e serão
analisados pela equipe juntamente com os demais fatos. O documento encaminhado
pelo responsável se constituirá em papel de trabalho da auditoria.
Os comentários devem ser analisados e registrados
pela Equipe e, ainda, incorporados à Matriz de Achados definitiva,
complementando-a, ou mesmo corrigindo-a, sempre que houver a concordância da
Equipe.
Após a coleta da opinião do responsável da unidade
(setor) auditada acerca dos achados de auditoria, referido acima, a equipe de
auditoria, considerando os esclarecimentos apresentados (NAG 4110.3.5), deve
desenvolver as conclusões relativas às questões de auditoria e as propostas de
encaminhamento relacionadas a cada achado de auditoria, orientando-se pelas
matrizes de achados e, quando for o caso, de responsabilização.
Os resultados dos trabalhos de auditoria deverão
ser comunicados na forma de nota técnica e relatório de auditoria.
Documento que contém manifestação sobre assuntos
jurídicos ou técnicos da Auditoria acerca de questões pontuais.
É destinado a alertar o dirigente da área auditada,
no decorrer do processo de auditoria, sobre a possibilidade de ocorrência
causadora de prejuízo ao erário, de situação potencialmente irregular ou erros
formais e que podem ser sanados de imediato.
A Nota Técnica deve conter a origem da demanda, a
fundamentação e o entendimento da auditoria interna sobre dado assunto. Modelo
de Nota Técnica consta do Anexo V deste MAI.
17.
MATRIZ DE RESPONSABILIZAÇÃO
A matriz de responsabilização fecha o ciclo das
apurações realizadas no decorrer da auditoria na medida em que objetiva a
formulação de conclusões sobre as responsabilidades individuais dos gestores,
responsáveis e agentes públicos que contribuíram ou deram causa aos atos
administrativos objetos de achados.
Portanto, ela evidencia a responsabilização daquele
que deu causa à irregularidade ou impropriedade identificada na auditoria e
seus efeitos, bem como fundamentar a proposta de sanção ou sua não aplicação.
Permite, também, a verificação da responsabilidade
pelo achado e deve ser preenchida sempre que houver achados que se constituam
em irregularidades, cuja proposta de encaminhamento seja pela citação de responsáveis,
e somente para esses achados.
Desse modo, quando da realização da fiscalização
não resultarem achados ou os achados resultantes não se constituírem em
irregularidades, ou seja, quando a matriz não for aplicável, não é necessária a
sua elaboração.
O preenchimento do nexo de causalidade e da
“culpabilidade” balizará a formulação das propostas a serem incluídas no campo
“Propostas de encaminhamento” da matriz de responsabilização, isto é, se
citação, conversão em Tomada de Contas Especial com citação ou se determinação
à unidade (setor) ou ao responsável.
Caso um só achado inclua mais de uma
irregularidade, semelhantes ou não, ou irregularidades em processos diferentes,
a responsabilização deverá ser individualizada por irregularidade, mediante
registro nos campos da matriz.
Descreve o título da irregularidade. O achado de
auditoria são os mesmos achados encontrados na matriz de achados.
17.3 Data ou período de ocorrência do fato
Indica a data ou período de ocorrência do fato
irregular encontrado. Em se tratando de irregularidade de efeitos continuados,
o período correspondente deverá, também, ser considerado. É fundamental que a
data ou período da ocorrência dos fatos e seus efeitos sejam exatos, já que a
responsabilização torna-se inadequada se o fato tiver ocorrido durante o
afastamento do agente.
Indica, além do nome, o cargo e o CPF do
responsável pessoa física.
17.5 Período de exercício no cargo
Indica o período de exercício para todos os
responsáveis
Para cada conduta irregular deve-se preencher a
matriz de responsabilização, sendo suficiente apenas um preenchimento no caso
de vários responsáveis com idêntica conduta. Condutas e resultados repetidos de
um mesmo gestor ou responsável (por exemplo, várias contratações sem
licitação), desde que idênticas, também podem ser agrupados em um único
preenchimento.
O relato da “conduta” não se destina ao relato do
fato ocorrido, ou seja, não se confunde com o campo da matriz de achados
“situação encontrada”. Na “conduta” deve ser identificada a ação corpórea ou a
omissão, culposa (por negligência, imprudência ou imperícia) ou dolosa
(intenção de produzir o resultado ou assunção do risco de produzi-lo) praticada
pelo responsável.
Ao preencher a “conduta”, o auditor e/ou a equipe
deve avaliar a necessidade de juntar a(s) norma(s) do órgão ou entidade que
especifique(m) as atribuições dos cargos (Estatuto, Regimento etc.). Manual de auditoria de conformidade.
Nos casos de ação, devem ser utilizados verbos no
infinitivo que expressem o ato efetivamente praticado, devem ser mencionados os
documentos que comprovem que a conduta foi executada, bem como deve ser
apontada a conduta correta que deveria ter sido adotada de acordo com o
critério específico, ou seja, deve-se descrever a ação humana corpórea feita
pelo responsável.
Nos casos de omissão, além da conduta omissa, ou
seja, da ação humana corpórea que o responsável deixou de realizar, deve ser
citada a ação (humana corpórea) que deveria ter sido realizada, bem como a
norma que a impunha.
É a evidência de que a conduta do responsável
contribuiu significativamente para a irregularidade. Para facilitar a
verificação da existência de relação entre a conduta e o resultado ilícito e,
consequentemente, o preenchimento do campo “Nexo de causalidade”, pode-se,
hipoteticamente, retirar do mundo a conduta do responsável e se perguntar se
ainda assim o resultado teria ocorrido e, caso positivo, se teria ocorrido com
a mesma gravidade.
Caso a resposta seja positiva, significa que há
nexo de causalidade entre a sua conduta e o resultado. Por outro lado, caso a
resposta seja negativa inexiste nexo de causalidade e o responsável não pode
ser responsabilizado pelo resultado.
O campo “Nexo de causalidade” evidencia a relação
de causa e efeito entre a conduta do responsável e o resultado ilícito. Desse
modo, devem ser utilizados verbos como resultou, propiciou, possibilitou.
A análise da culpabilidade não investiga a
existência de culpa ou dolo (que são analisados na conduta e, em sua relação
com o resultado, no nexo de causalidade), mas pretende avaliar a
reprovabilidade da conduta do responsável.
Dessa forma, é importante destacar, se for o
caso, a existência de situações atenuantes ou agravantes, como medidas
corretivas ou reparatórias adotadas pelo responsável, existência de
afirmações ou documentos falsos. Portanto, o campo “Culpabilidade” deve trazer
respostas a todos os seguintes questionamentos:
a. Houve boa-fé do responsável?
b. O responsável praticou o ato após prévia
consulta a órgãos técnicos ou, de algum modo, respaldado em parecer técnico ou
jurídico?
c. É razoável afirmar que era possível ao
responsável ter consciência da ilicitude do ato que praticou?
d. Era razoável exigir do responsável conduta
diversa daquela que ele adotou, consideradas as circunstâncias que o cercavam?
Caso afirmativo, qual seria essa conduta?
Análise da culpabilidade, exame da “boa-fé,” a
convicção, ainda que equivocada, de que se está agindo conforme o direito.
Utilização da boa-fé subjetiva, adoção do parâmetro do homem-médio, ou, neste
caso, do gestor-médio, ou seja, do gestor diligente, de normal conduta
cuidadosa.
Deve-se então, proceder a uma comparação entre o
gestor do caso concreto e o imaginário gestor-médio. Para tanto, deve-se
colocar o gestor-médio no lugar do gestor do caso concreto e se fazer a
seguinte pergunta: é razoável admitir que o gestor-médio teria cometido o mesmo
erro que o gestor do caso concreto cometeu? Se a resposta for sim, então o
gestor do caso concreto agiu de boa-fé.
Caso a resposta seja negativa, então não se pode
afirmar que o gestor do caso concreto tenha agido de boa-fé, pois o erro que
cometeu, isto é, a convicção equivocada que teve de que estaria agindo conforme
o direito reflete um erro que não se pode aceitar de um gestor, pois o
gestor-médio não o teria cometido.
Portanto, para se responder a essa pergunta, na
matriz de responsabilização, é preciso ressaltar a conduta que o gestor-médio
teria adotado, se estivesse na mesma situação do gestor do caso concreto.
17.9 Proposta de Encaminhamento
A proposta de encaminhamento poderá ser cumulativa
e pode ser assim classificada:
§
Imputação de débito;
§
Sanção (multa, inabilitação...);
§
Afastamento do cargo;
§
Não imputação de sanção ou débito;
§
Encaminhamento para autoridade competente;
§
Instauração de tomada de contas especial;
§
Outros.
Os resultados das auditorias de conformidade
realizadas, serão apresentados por meio de Relatório de Auditoria de
Conformidade. (NAG 4700 e NAG 4702.1)
O Relatório é o documento pelo qual a UCCI
transmitirá ao Presidente da Câmara de Venda Nova do Imigrante/ES, após
atendidos os procedimentos, o resultado dos trabalhos de auditoria e as
recomendações julgadas relevantes e oportunas, permitindo-lhe manifestar-se
sobre o conteúdo apresentado.
É um instrumento de comunicação das ocorrências
detectadas, mediante exposição simples, clara e objetiva que visa contribuir
para a tomada de decisão e providências cabíveis. Neste documento deve haver a
preocupação constante com a qualidade e segurança das informações nele
inseridas.
É um instrumento formal e técnico que visa
comunicar ao Gestor, questões de auditoria, metodologia adotada, os achados de
auditoria, conclusões e correspondentes recomendações, de modo a possibilitar a
tomada de decisão para correção dos problemas identificados.
18.2 Requisitos do
Relatório de Auditoria
O relatório de auditoria deve ser redigido de forma
simples, evitando rebuscamento, com objetividade e imparcialidade, expressando
claramente os resultados dos trabalhos realizados, bem como suas constatações e
recomendações. Devendo observar:
A estrutura do relatório e a terminologia empregada
devem permitir que as informações reveladas possam ser entendidas por quaisquer
pessoas, ainda que não versadas na matéria, de maneira a facilitar o seu
entendimento por parte dos leitores e o posicionamento por parte da Unidade
Central de Controle Interno;
Os resultados da auditoria apresentados devem
corresponder a seus objetivos, os achados devem se apresentar de maneira
persuasiva, as evidências apresentadas devem ser convincentes e conduzir o
leitor às mesmas conclusões a que chegou o auditor, evitando expressões do
tipo: smj; parece que;
a) Evitar o desperdício de ideias;
b) Parágrafos curtos;
c) Relatórios enxutos;
d) Não devem conter informações excessivas e
desnecessárias.
Apresentar as necessárias evidências para sustentar
os achados, conclusões e propostas, procurando não deixar espaço para contra
argumentações;
a) Tratar de assuntos relevantes;
b) Temas de baixa relevância desviam a atenção do
leitor do mais importante;
c) Não discorrer sobre ocorrências que não afetam
as conclusões.
A mensagem deve ser direta. As informações devem
ser apresentadas numa sequência lógica, segundo os objetivos da auditoria, de
acordo com a norma culta da língua, isenta de erros ou rasuras que possam
prejudicar o entendimento do conteúdo do relatório. Não devem ser utilizadas
expressões ou comentários inoportunos, desnecessários ou depreciativos, e as
razões pessoais não devem influir na apresentação de quaisquer fatos;
Devem ser incluídos no relatório todos os fatos
relevantes observados, sem omissões. Os assuntos devem ser abordados no
relatório de maneira oportuna, de forma a que possam ser adotadas,
tempestivamente, as providências necessárias pela UCCI e pelo responsável da
unidade (setor) auditada, assim como por outros interessados;
O relatório deve observar o modelo em vigor, dado
pela UCCI. A linguagem deve ser impessoal. Não devem ser utilizadas expressões
ou comentários inoportunos, desnecessários ou depreciativos, e as razões
pessoais não devem influir na apresentação de quaisquer fatos.
18.3 Estrutura Do Relatório De Auditoria
Destina-se a apresentar, de forma sucinta, os dados
relativos à identificação do trabalho de auditoria realizado;
Apresentação concisa e seletiva da auditoria, que
ressalta o objetivo e as questões de auditoria, a metodologia utilizada, os
achados de auditoria mais relevantes, o volume de recursos fiscalizados, os
benefícios potenciais, as conclusões e as propostas de encaminhamento mais
importantes;
Relação em itens e subitens do relatório, com
indicação do número da página na qual estão contidos;
Parte destinada aos antecedentes relacionados à
auditoria, à visão geral de seu objeto, ao objetivo e escopo dos trabalhos, à estratégia
metodológica e à forma de organização do relatório;
18.3.5 Resultados da Auditoria
É a parte destinada à apresentação dos achados de
auditoria e outros aspectos;
18.3.6 Proposta de encaminhamento
Registro das sugestões pertinentes aos problemas
abordados, observando-se as normas internas da UCCI que disciplinam o
chamamento do responsável ao processo.
O acompanhamento das ações propostas no Plano de
Ação é medida indispensável para verificar se as recomendações estão sendo
efetivamente implementadas e constituem-se em metas a serem alcançadas pelas
unidades executoras de controle interno.
Pactuado o Plano de Ação, o monitoramento das ações
deve ser realizado em sintonia com os servidor/agente responsável.
19.2 Determinações e Recomendações
O plano de ação contém o elenco das determinações e
recomendações efetuadas pela UCCI (o que fazer), cabendo aos responsáveis pelas
unidades (setores) auditadas indicar, em cada caso:
§
O detalhamento das medidas que serão adotadas
(como será feito);
§
Os responsáveis pela implantação das medidas
(quem irá fazer), e;
§
O prazo previsto para implantação (quando
será feito).
Após a ciência do responsável acerca da
determinação sobre a necessidade de se elaborar um plano de ação, é
recomendável que a Equipe de Auditoria realize uma reunião com o responsável
com o objetivo de esclarecer eventuais dúvidas sobre o conteúdo e objetivo das
determinações.
O monitoramento da auditoria interna é o processo
de retorno da UCCI à unidade (setor) com o objetivo de aferir se as
recomendações estão sendo implementadas, podendo, a critério do Controlador
Interno, ser realizado mediante verificação específica, in loco, ou mediante verificação na auditoria ordinária
subsequente.
Durante o monitoramento das recomendações, o
auditor deve concentrar-se em determinar se estão corrigidos os pontos fracos
identificados.
A verificação do cumprimento das determinações e/ou
recomendações não dispensam o auditado de encaminhar à UCCI, sempre que
solicitado, documentos e informações, por essa consideradas importantes, com o
fim de possibilitar o exercício do controle preventivo, concomitante e
posterior.
O prazo para a realização do primeiro monitoramento
deve ser avaliado pela Equipe de Auditoria, levando em consideração o
cronograma definido pela UCCI.
20.3 Relatório de Monitoramento
É o documento em que a Equipe de Auditoria
apresentará os seus comentários e conclusões sobre os trabalhos realizados,
apontando as providências adotadas pela unidade para o cumprimento das
recomendações. Caso necessário deverá indicar, ainda, a necessidade de se
efetuar novas recomendações e novas etapas de monitoramento.
Constatada a não implementação das medidas
sugeridas, e não sendo apresentadas justificativas razoáveis para o não
atendimento das recomendações ou determinações no prazo previsto, poderá a UCCI
solicitar ao Presidente da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES, a
abertura de procedimento administrativo, conforme a gravidade do
descumprimento, nos termos da legislação em vigor, com a devida atuação no
feito da Douta Procuradoria Geral. E após realizado todos os atos, o Presidente
da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES dará a devida ciência ao
egrégio Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo no prazo de 30 (trinta)
dias devendo encaminhar cópia do ofício à Controladoria Interna. Transcorrido o
prazo determinado acima e não procedendo o Gestor da forma devida, a UCCI,
deverá dar ciência ao Tribunal de Contas do Espírito Santo com fito de atender
a determinação emanada do art. 74, § 1º da Constituição da República.
21. DEMAIS INSTRUMENTOS
DE AUDITORIA DE CONTROLE INTERNO
Poderão ser realizadas inspeções sempre que for
necessária a utilização de procedimento de fiscalização para a apuração, in loco, de situações específicas.
Consiste em ato físico de verificação, atento e minucioso do objeto (ex. bens
móveis e imóveis) sob exame, dentro ou fora das instalações da Câmara,
observando-o no seu aspecto estrutural, com o objetivo precípuo de constatar a
sua existência, características ou condições físicas (NAG 4402.2.6).
O resultado da inspeção realizada será
materializado através de Relatório de Inspeção, documento em que a Equipe de
Inspeção apresentará os seus comentários e conclusões sobre os trabalhos
realizados, apontando, quando for o caso, todas as falhas e irregularidades
observadas e, ainda, sugerindo as medidas corretivas cabíveis.
Poderão ser realizados levantamentos, in loco, nas unidades (setores)
executoras, não condicionados, necessariamente, à realização de auditoria,
inspeção ou acompanhamento posterior, mediante a necessária aprovação do
Controlador Interno da Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante/ES.
O resultado do levantamento será materializado
através de Relatório de Levantamento, documento em que a Equipe apresentará os
seus comentários e conclusões sobre os trabalhos realizados.
O levantamento deverá ser realizado, estritamente,
para o cumprimento de seu objetivo.
O resultado do acompanhamento será materializado em
Relatórios de Acompanhamento, documentos periódicos em que a Equipe apresentará
os seus comentários e conclusões sobre os trabalhos realizados no período em
que utilizou o instrumento de fiscalização.
Caberá à UCCI a atualização deste manual de
auditoria interna, devendo assegurar-lhe a amplitude e a atualidade
necessárias.
CONTROLADORIA DA CÂMARA MUNICIPAL DE VENDA NOVA DO
IMIGRANTE
VERENA GONÇALVES DO NASCIMENTO matrícula nº. 032
23.
ANEXOS
ANEXO I
MODELO DO TERMO DE DESIGNAÇÃO N. NNNN/20AA
O Controlador da Câmara Municipal de Venda Nova do
Imigrante/ES resolve designar o Auditor Interno [Nome do Agente de Controle
Interno – Matrícula], para realizar fiscalização no [Nome da Unidade Executora
de Controle Interno], no período de DD/MM/20AA a DD/MM/20AA, sob a liderança do
primeiro e sob a supervisão do Auditor Interno [Nome do Agente de Controle
Interno – Matrícula].
Venda Nova do Imigrante (ES), DD de mmmmmmmm de
20AA.
Controlador da CMVNI
ANEXO II
MODELO DE TERMO DE NÃO IMPEDIMENTO
Declaro não estar impedido de participar da
auditoria objeto do Processo UCCI nº ___/_______.
Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante (ES),
DD de mmmmmmmm de 20AA.
[Nome do Auditor Interno]
Agente de Controle Interno
ANEXO III
MODELO DE PROJETO DE FISCALIZAÇÃO
TERMO DE DESIGNAÇÃO NNNN/20AA
AUDITORIA DE CONFORMIDADE
Identificação da fiscalização
PROCESSO UCCI:
NNNN/20AA
NATUREZA: Fiscalização
SETOR:
OBJETO:
Deliberação
e razões da auditoria
Registrar, de forma concisa, a deliberação que
autorizou a auditoria e as razões que motivaram a deliberação.
Visão geral
do objeto
Inserir a visão geral do objeto ou análise
preliminar do objeto auditado elaborada durante a fase de planejamento.
Objetivo e
questões de auditoria
Registrar o objetivo e as questões de auditoria, definidos
com apoio da matriz de planejamento (APÊNDICE A).
Definição da
equipe de trabalho
|
EQUIPE DE TRABALHO (LIDERADA PELO PRIMEIRO) |
||
|
Nome do Auditor Interno |
Matrícula |
Cargo |
|
[Nome do Auditor Interno 1] |
XXXX |
Agente de Controle Interno |
|
Nome do Auditor Interno 2*] |
XXXX |
Agente de Controle Interno (*quando houver) |
|
SUPERVISOR DOS TRABALHOS |
||
|
Nome do Supervisor |
Matrícula |
Cargo/Função |
|
[Nome do Supervisor] |
XXXX |
[Nome do Cargo ou Função ocupada] |
Cronograma
proposto
|
ENTREGA |
DESCRIÇÃO |
TÉRMINO |
|
Planejamento |
[Descrição dos produtos já entregues ou a serem
entregues. Por exemplo, visão geral do objeto, inventário de riscos e
controles, matriz de planejamento e projeto de auditoria] [Descrição dos produtos] [Descrição dos produtos] |
[DD/MM/AAAA] [DD/MM/AAAA] [DD/MM/AAAA] |
|
Execução |
[Descrição dos produtos a serem entregues. Por
exemplo, papéis de trabalho com a análise efetuada, matriz de achados e matriz
de responsabilização. Alternativamente, pode-se fazer o cronograma por
questões de auditoria a serem respondidas] [Descrição dos produtos os das questões]
[Descrição dos produtos os das questões] |
[DD/MM/AAAA] [DD/MM/AAAA] [DD/MM/AAAA] |
|
Relatório |
[Descrição dos produtos a serem entregues. Por
exemplo, achados discutidos e revisados com o supervisor, relatório de
auditoria preliminar, relatório de auditoria revisado pelo supervisor]
[Descrição dos produtos a serem entregues] |
[DD/MM/AAAA] [DD/MM/AAAA] |
Estimativa de custos
Registrar o valor da estimativa de custos para a
realização do trabalho de fiscalização.
|
Elaboração: |
|
Em: |
|
|
[Nome do Auditor Interno] |
____/____/______ |
|
|
Agente de Controle Interno |
|
|
Aprovação: |
|
Em: |
|
|
[Nome do Controlador Geral] |
____/____/______ |
|
|
Controlador |
|
ANEXO IV - Modelo de Comunicação Interna n.
NNNN/20AA – UCCI
Câmara Municipal de Venda Nova do Imigrante (ES), DD de mmmmmmmm de 20AA
[Tratamento]
[Cargo do destinatário],
Apresento a
[Tratamento] o Auditor Interno, [nome completo do Agente de Controle Interno],
matrícula n. XXXX designado pelo Termo de Designação n. NNN, de DD/MM/20AA,
para realizar trabalho de fiscalização nessa Unidade (Setor), objetivando
[Citar o objetivo geral inicial do trabalho].
Agradeço,
antecipadamente, a colaboração que for prestada aos membros da referida equipe,
facultando-lhes livre acesso às instalações dessa Unidade (setor), e aos
documentos por eles solicitados, bem como provendo os meios necessários à
execução dos trabalhos.
Atenciosamente,
[Nome
do Controlador]
Controlador da Câmara Municipal de Venda Nova
do Imigrante/ES
A Sua Senhoria o(a) Senhor(a)
[Nome do Destinatário]
[Cargo do Destinatário]
Nº MATRÍCULA – [CMVNI] – ES
ANEXO V - MODELO DE NOTA TÉCNICA n. NNNN/20AA
– UCCI
Nota Técnica n.:
Processo Administrativo:
Interessado:
Assunto:
1. ORIGEM DA DEMANDA
2. FUNDAMENTAÇÃO
3. ENTENDIMENTO DA AUDITORIA INTERNA
NOME DO SIGNATÁRIO
EM NEGRITO
CARGO
ACCOUNTABILITY: obrigação que têm as pessoas ou entidades, às
quais foram confiados recursos públicos, de prestar contas, responder por uma
responsabilidade assumida e informar a quem lhes delegou essa responsabilidade.
É a obrigação de "prestar contas", decorrente de uma responsabilidade
que tenha sido delegada (NAG 1101).
ACHADO ou
ACHADO DE AUDITORIA: qualquer fato significativo, digno de relato
pelo auditor, constituído de quatro atributos: situação encontrada, critério,
causa e efeito. Decorre da divergência entre a comparação da situação
encontrada com o critério e deve ser devidamente comprovado por evidências
juntadas ao relatório. O achado pode ser negativo (quando revela impropriedade
ou irregularidade) ou positivo (quando aponta boas práticas de gestão).
AMOSTRAGEM: seleção de uma amostra em determinada população, de
acordo com o método apropriado, e estudo dos elementos que a compõem, com
vistas a emitir um parecer sobre o total dessa população.
ANEXO: qualquer documento auxiliar, não elaborado pela
equipe de auditoria/auditor, fundamental para a perfeita caracterização de
assunto ou comprovação de achado de auditoria ou outras situações encontradas,
cujo ordenamento deve ser apartado do corpo do relatório, numerado e
referenciado no texto.
APÊNDICE: documento auxiliar tal como: tabela; gráfico;
mapa; organograma; cronograma; formulário; entrevista; questionário, elaborado
pela equipe de auditoria/auditor, fundamental para a perfeita caracterização de
assunto ou comprovação de achado de auditoria ou outras situações encontradas,
cujo ordenamento apartado do corpo do relatório, a critério do autor, tem por
finalidade facilitar o entendimento da leitura, devendo ser numerado e
referenciado no texto.
AUDITORIA DE
CONFORMIDADE ou DE CUMPRIMENTO LEGAL: espécie de
auditoria de regularidade na qual o principal foco é o exame da observância das
disposições legais e regulamentares aplicáveis (NAG 1102.1.1.2).
AUDITORIA DE
REGULARIDADE: instrumento de fiscalização utilizado para
examinar a legalidade, legitimidade e economicidade dos atos de gestão dos
responsáveis sujeitos à sua jurisdição, quanto ao aspecto contábil, financeiro,
orçamentário, patrimonial, operacional e ambiental; é também exame e avaliação
dos registros; das demonstrações contábeis; das contas governamentais; das
operações e dos sistemas financeiros; do cumprimento das disposições legais e
regulamentares; dos sistemas de controle interno; da probidade e da correção
das decisões administrativas adotadas pelo ente auditado, com o objetivo de
expressar uma opinião. É gênero, das quais extraímos duas espécies: auditoria
de cumprimento legal ou de conformidade e auditorias contábeis ou financeiras
(NAG 1102.1.1).
AUDITORIA
FINANCEIRA ou CONTÁBIL: é o exame
das demonstrações contábeis e outros relatórios financeiros com o objetivo de
expressar uma opinião – materializada em um documento denominado relatório de
auditoria – sobre a adequação desses demonstrativos em relação às NAG, aos
Princípios de Contabilidade (PC), às Normas Brasileiras de Contabilidade (NBC),
sejam elas profissionais ou técnicas, e à legislação pertinente. Em uma
auditoria contábil o profissional de auditoria governamental deverá verificar
se as demonstrações contábeis e outros informes representam uma visão fiel e
justa do patrimônio envolvendo questões orçamentárias, financeiras, econômicas
e patrimoniais, além dos aspectos de legalidade (NAG 1102.1.1.1).
AUDITORIA
GOVERNAMENTAL: exame efetuado em entidades da administração
direta e indireta, em funções, subfunções, programas, ações (projetos,
atividades e operações especiais), áreas, processos, ciclos operacionais,
serviços, sistemas e sobre a guarda e a aplicação de recursos públicos por
outros responsáveis, em relação aos aspectos contábeis, orçamentários,
financeiros, econômicos, patrimoniais e operacionais, assim como acerca da
confiabilidade do sistema de controle interno (SCI). É realizada por
profissionais de auditoria governamental, por intermédio de levantamentos de
informações, análises imparciais, avaliações independentes e apresentação de
informações seguras, devidamente consubstanciadas em evidências, segundo os
critérios de legalidade, legitimidade, economicidade, eficiência, eficácia,
efetividade, equidade, ética, transparência e proteção do meio ambiente, além
de observar a probidade administrativa e a responsabilidade social dos gestores
da coisa pública (NAG 1102.1).
AUDITORIA
OPERACIONAL: também chamada de auditoria de desempenho, é
o exame de funções, subfunções, programas, ações (projetos, atividades,
operações especiais), áreas, processos, ciclos operacionais, serviços e
sistemas governamentais com o objetivo de se emitir comentários sobre o
desempenho dos órgãos e das entidades da Administração Pública e o resultado
das políticas, programas e projetos públicos, pautado em critérios de
economicidade, eficiência, eficácia, efetividade, equidade, ética e proteção ao
meio ambiente, além dos aspectos de legalidade (NAG 1102.1.2).
AUDITORIA: exame independente, objetivo e sistemático de dada
matéria, baseado em normas técnicas e profissionais, no qual se confronta uma
condição com determinado critério com o fim de emitir uma opinião ou
comentários (NAG 1102).
BENEFÍCIOS
DA FISCALIZAÇÃO: relaciona-se com: débito, multa, economia,
ganho ou melhoria decorrente da atuação do Tribunal, bem como a expectativa de
controle gerada pelas ações do Tribunal.
CAUSAS DO
ACHADO: atos; fatos; comportamentos; omissões ou
vulnerabilidades, deficiências ou inexistência de controles internos que
contribuíram significativamente para a divergência entre a situação encontrada
e o critério. As causas do achado negativo conduzem a equipe a identificar os
responsáveis pelo ocorrido.
CIRCULARIZAÇÃO
ou CONFIRMAÇÃO EXTERNA: técnica de
confirmação de informações relativas a atos e fatos do objeto auditado,
mediante a obtenção de declaração formal de terceiros. É a obtenção de
declaração formal e isenta de pessoa independente e estranha ao órgão ou
entidade objeto de auditoria. O pedido de confirmação pode ser positivo ou
negativo (NAG 4402.2.8).
CONDIÇÃO: situação encontrada pelo Auditor de Controle
Externo, documentada durante a auditoria, constituindo, pois, o fato ocorrido
ou a própria existência do achado.
CONTROLES
INTERNOS: conjunto de atividades, planos, métodos e
procedimentos interligados, realizadas em todos os níveis de gerência e pelo
corpo de servidores, com vistas a assegurar que os objetivos dos órgãos e
entidades da administração pública sejam alcançados, de forma confiável e
concreta, evidenciando eventuais desvios ao longo da gestão, até a consecução
dos objetivos fixados pelo Poder Público.
CRITÉRIO ou
CRITÉRIO DE AUDITORIA: legislação,
norma, jurisprudência, entendimento doutrinário ou ainda, no caso de auditorias
operacionais, referenciais aceitos e/ou tecnicamente validados para o objeto
sob análise, como padrões e boas práticas, que a equipe compara com a situação
encontrada. Reflete como deveria ser a gestão. É o padrão usado para determinar
se uma entidade, programa, projeto ou atividade atende aos objetivos fixados;
situação ideal ou esperada, conforme normas de controle interno, legislação
aplicável, Princípios Fundamentais de Contabilidade, boas práticas
administrativas etc.
DOCUMENTAÇÃO
DE AUDITORIA ou PAPÉIS DE TRABALHO: documentos
e anotações preparados em qualquer meio com informações e provas elaborados
diretamente pelo profissional de auditoria governamental ou por sua solicitação
e supervisão, ou por ele obtido, que registram as evidências dos trabalhos
executados e fundamentam sua opinião e comentários. (NAG 1105).
ECONOMICIDADE: refere-se à alternativa mais racional (binômio
preço x qualidade) para a solução de um determinado problema. Quando
relacionado às aquisições, refere-se à oportunidade de redução de custos na
compra de bens ou serviços, mantendo-se um nível adequado de qualidade (NAG
1106).
EFEITOS DO
ACHADO: consequências para o órgão/entidade, para o
erário ou para a sociedade, resultantes da divergência entre a situação
encontrada e o critério. Os efeitos do achado indicam a sua gravidade ou ainda
eventuais benefícios no caso de achados positivos. São subdivididos em duas
classes: os efeitos reais, ou seja, aqueles efetivamente verificados, e os
efeitos potenciais (riscos), aqueles que podem ou não se concretizar.
EFETIVIDADE: refere-se ao resultado real obtido pelos
destinatários das políticas, dos programas e dos projetos públicos. É o impacto
proporcionado pela ação governamental (NAG 1107).
EFICÁCIA: diz respeito ao grau de realização de objetivos e
de alcance das metas (NAG 1108).
EFICIÊNCIA: racionalidade com que os recursos alocados a
determinados programas governamentais são aplicados. Refere-se à extensão em
que a unidade econômica maximiza seus benefícios com um mínimo de utilização de
tempo e recursos. Preocupa- se com os meios, os métodos e os procedimentos
planejados e organizados, a fim de assegurar a otimização da utilização dos
recursos disponíveis (NAG 1109).
EQUIDADE: princípio pelo qual os responsáveis pela
Administração Pública utilizam de forma imparcial os recursos que lhe são
colocados à disposição pela própria comunidade, a fim de garantir da melhor
maneira a justiça social, satisfazendo ao interesse público (NAG 1111).
ERRO: ato não voluntário, não intencional, resultante de
omissão, desconhecimento, imperícia, imprudência, desatenção ou má
interpretação de fatos na elaboração de documentos, registros ou demonstrações.
Existe apenas culpa, pois não há intenção de causar dano (NAG 1112).
ESCLARECIMENTOS
DOS RESPONSÁVEIS: esclarecimentos apresentados por escrito,
como resposta aos ofícios de requisição, pelos responsáveis do órgão/entidade
acerca dos achados de auditoria.
ESCOPO DA
AUDITORIA: é a delimitação estabelecida para o trabalho
e é expresso pelo objetivo, pelas questões e pelos procedimentos de auditoria,
no seu conjunto. Profundidade e amplitude do trabalho para alcançar o objetivo
da fiscalização. É definido em função do tempo e dos recursos humanos e
materiais disponíveis.
EVIDÊNCIA ou
EVIDÊNCIAS DE AUDITORIA: conjunto de
fatos comprovados, suficientes, competentes e pertinentes, obtidos durante os
trabalhos de auditoria, através de observações, inspeções, entrevistas, exames
de registros etc.; constitui a prova que a auditoria precisa obter, ou seja,
algo relevante, confiável e possível que auxiliará o Auditor de Controle
Externo na formação de opiniões e conclusões; provas ou conjunto de provas;
elementos de convicção.
FOLHA
MESTRA: documento de auditoria no qual é registrado
o resumo ou sintetização do trabalho realizado em determinada área (assunto sob
exame).
FOLHAS
SUBSIDIÁRIAS: documentos de auditoria nos quais são
registrados desdobramentos e detalhes da matéria objeto de folha mestra. Sua elaboração
somente se justifica quando houver necessidade de a folha mestra ter
desdobramentos.
FRAUDE: ato voluntário intencional de omissão ou
manipulação de transações, adulteração de documentos, informações, registros e
demonstrações. Existe dolo, pois há intenção de causar algum tipo de dano,
manipulação, falsificação ou omissão intencional dos registros e/ou documentos
e apropriação indevida de ativos, que prejudicam a regularidade e a veracidade
da escrituração (NAG 1114).
MATERIALIDADE:
critério de avaliação de elementos
quantitativos, representativos em determinado contexto, pertinentes ao objeto
da auditoria governamental ou que se tenha deles provável influência nos
resultados das auditorias (NAG 1116).
OBJETO: documento, projeto, programa, processo ou sistema
no qual o procedimento será aplicado e, porventura, o achado será constatado.
Exemplos de objetos: contrato, folha de pagamento, base de dados, ata, edital,
ficha financeira, processo licitatório, orçamento.
OFÍCIO DE
APRESENTAÇÃO: documento remetido pelo Secretário de
Controle Externo (ou Coordenador de Núcleo, conforme o caso) ao dirigente do
órgão/entidade fiscalizado para apresentar os servidores designados e informar
ou reiterar o objetivo da fiscalização.
OFÍCIO DE
COMUNICAÇÃO DE FISCALIZAÇÃO: documento
remetido pelo Secretário de Controle Externo (ou Coordenador de Núcleo,
conforme o caso) ao dirigente do órgão/entidade fiscalizado para comunicar,
antecipadamente, a realização da fiscalização, informar seu objetivo, a
deliberação que a originou e a data provável para apresentação da equipe, bem
como solicitar a disponibilização dos documentos necessários à fiscalização.
PASTA
CORRENTE: tipo de pasta em meio físico ou eletrônico
que deve conter os documentos e informações referentes a determinada auditoria,
nas etapas de planejamento e execução, e após o seu término.
PASTA
PERMANENTE: tipo de pasta em meio físico ou eletrônico
que deve conter informações que possam ser utilizadas em mais de uma auditoria,
referindo-se, em geral, a um determinado jurisdicionado. Seu conteúdo deve ser
atualizado constantemente.
PROCEDIMENTOS
DE AUDITORIA: ações, atos e técnicas sistematicamente
ordenados, em sequência racional e lógica, a serem executados durante os
trabalhos, indicando ao profissional de auditoria governamental o que e como
fazer para realizar seus exames, pesquisas e avaliações, e como obter as
evidências comprobatórias necessárias para a consecução dos objetivos dos
trabalhos e para suportar a sua opinião (NAG 1118).
RELEVÂNCIA: critério de avaliação que busca revelar a
importância qualitativa das ações em estudo, quanto à sua natureza, contexto de
inserção, fidelidade, integridade e integralidade das informações,
independentemente de sua materialidade (NAG 1122).
RISCO: é a probabilidade de que um evento ou ação possa
adversamente afetar a organização/entidade.
RISCO DE
AUDITORIA: é a probabilidade de o profissional de
auditoria deixar de emitir apropriadamente sua opinião e comentários sobre as
transações, documentos e demonstrações materialmente incorretos pelo efeito de
ausência ou fragilidades de controles internos e de erros ou fraudes
existentes, mas não detectados pelo seu exame, em face da carência ou
deficiência dos elementos comprobatórios ou pela ocorrência de eventos futuros
incertos que possuam potencial para influenciar os objetos da auditoria (NAG
1123).
SISTEMA DE
CONTROLE(S) INTERNO(S): é a soma
dos controles internos administrativos realizados pela área ou órgão e o
conjunto de atividades avaliativas feitas por órgãos de controle interno.
SUPERVISÃO: envolvimento de auditores de controle externo mais
experientes no direcionamento dos trabalhos, na motivação da equipe, no
fornecimento das instruções adequadas aos menos experientes, de forma que o processo
de avaliação seja contínuo, que os problemas sejam detectados e analisados com
antecedência e a comunicação seja imediata (NAG 4500).
SWOT: ferramenta que permite identificar em uma
organização, política, programa ou projeto quais os fatores que representam os
pontos fortes e fracos da gestão e quais os fatores externos que podem
representar oportunidades e ameaças para o desenvolvimento organizacional; a
sigla indica as iniciais das variáveis strengths (forças), weaknesses
(fraquezas), opportunities (oportunidades) e threats (ameaças).
TESTES: se dividem em: i) testes de observância, que
objetivam confirmar se os sistemas de controle estabelecidos pelo auditado
estão funcionando adequadamente; e ii) testes substantivos, que visam à
obtenção de evidência quanto à suficiência, exatidão e validade dos dados
produzidos pelo sistema contábil da entidade, subdividindo-se em testes de
transações e saldos e procedimentos de revisão analítica.
VISÃO GERAL
DO OBJETO: objetiva o conhecimento e a compreensão do
objeto a ser fiscalizado, bem como do ambiente organizacional em que este está
inserido. Em geral, compreende as seguintes informações principais: i)
descrição do objeto fiscalizado, com as características necessárias à sua
compreensão; ii) legislação aplicável; iii) objetivos institucionais do
órgão/entidade fiscalizado, quando for o caso; iv) pontos críticos e
deficiências no sistema de controle.
VOLUME DE
RECURSOS FISCALIZADOS (VRF): divide-se
em: i) montante em exame, corresponde ao total dos valores abrangidos pela ação
de controle externo; e ii) montante da amostra, corresponde ao total dos
valores abrangidos pela amostra, efetivamente verificados pela ação de controle
externo.